Odrębna ewidencja

„Odrębna ewidencja” to wyodrębniona część ewidencji księgowej prowadzonej przez przedsiębiorcę. Nie oznacza odrębnych ksiąg rachunkowych ani osobnego systemu księgowego działającego poza księgami przedsiębiorcy. Chodzi o takie uporządkowanie zapisów w ramach istniejących ksiąg, aby określone informacje finansowe były ujmowane i możliwe do rozpoznania oddzielnie od pozostałych danych.

Podstawowe elementy tego pojęcia są następujące:

• ewidencja musi być prowadzona przez przedsiębiorcę;
• musi mieścić się w ramach jego ksiąg rachunkowych;
• powinna być wyodrębniona, czyli zorganizowana w sposób pozwalający odróżnić objęte nią zapisy od innych zapisów księgowych.

W ustawie o przejrzystości stosunków finansowych pomiędzy organami publicznymi a przedsiębiorcami publicznymi oraz o przejrzystości finansowej niektórych przedsiębiorców pojęcie to służy opisaniu narzędzia zapewniającego większą przejrzystość danych finansowych. Wyodrębnienie odpowiednich zapisów pozwala ustalić, jakich informacji dotyczą poszczególne operacje lub grupy operacji, bez konieczności analizowania całej dokumentacji księgowej przedsiębiorcy jako jednego zbioru.

Znaczenie praktyczne odrębnej ewidencji polega przede wszystkim na uporządkowaniu informacji i ułatwieniu ich sprawdzenia. Dzięki niej dane objęte określonym zakresem mogą być identyfikowane, porównywane i analizowane niezależnie od pozostałych zapisów, a sposób ich ujęcia pozostaje powiązany z księgami rachunkowymi przedsiębiorcy. Odrębność ma więc charakter organizacyjny i ewidencyjny, a nie oznacza wyłączenia tych danych poza system rachunkowości przedsiębiorcy. Pojęcie odnosi się do sposobu prowadzenia zapisów, nie zaś do odrębnej osoby, jednostki organizacyjnej lub nowego rodzaju przedsiębiorcy.