Odpis

Odpis to dokument sporządzony na podstawie oryginału, którego treść została ponownie zapisana z zachowaniem pełnej zgodności z pierwowzorem. Nie jest więc samodzielnym, nowym opracowaniem ani skrótem dokumentu, lecz jego wiernym odtworzeniem w formie odrębnego dokumentu.

W ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta pojęcie to odnosi się do dokumentacji medycznej. Najważniejsze elementy odpisu to:

• istnienie oryginału dokumentacji, z którego sporządza się odpis;
• przepisanie zawartych w nim informacji;
• zachowanie zgodności treści z oryginałem;
• utrwalenie tak odtworzonej treści w osobnym dokumencie.

Oznacza to, że przy sporządzaniu odpisu nie powinno się zmieniać znaczenia zapisów, pomijać ich według własnego uznania ani uzupełniać dokumentu o informacje, których nie ma w oryginale. Istotą odpisu jest możliwie wierne przedstawienie tego, co znajduje się w dokumentacji źródłowej. Dzięki temu osoba korzystająca z odpisu może zapoznać się z treścią oryginału bez posługiwania się samym dokumentem pierwotnym.

W praktyce odpis służy do udostępniania treści dokumentacji medycznej w postaci jej wiernego przepisania. Ma znaczenie dla przejrzystości obrotu dokumentami oraz dla zachowania wiarygodności informacji, ponieważ pozwala odróżnić pełne odtworzenie dokumentu od wyciągu, streszczenia lub zwykłej notatki. O tym, jakie uprawnienia do uzyskania dokumentacji przysługują danej osobie i w jakiej formie może ona zostać udostępniona, decydują właściwe przepisy, sama definicja wskazuje natomiast, czym ma być dokument określany jako odpis.

Termin ten występuje także w innych dziedzinach prawa. Może oznaczać wiernie odtworzony dokument lub jego część przekazywaną w postępowaniach dotyczących nieruchomości, dokumentów sądowych i administracyjnych, działalności spółek, wykonywania orzeczeń oraz spraw karnych i karnych skarbowych. W każdym z tych kontekstów podstawowe znaczenie ma przedstawienie treści dokumentu w formie zgodnej z dokumentem, z którego odpis sporządzono.