Materiał archiwalny

Materiał archiwalny to dokumentacja mająca trwałą wartość historyczną, informacyjną lub dowodową, przeznaczona do wieczystego zachowania ze względu na znaczenie dla wiedzy o działalności państwa, jego organów, jednostek samorządu terytorialnego, organizacji i innych podmiotów oraz o życiu społecznym, gospodarczym, kulturalnym i naukowym. O zakwalifikowaniu dokumentacji jako materiału archiwalnego decyduje jej wartość, a nie sama forma, czas powstania ani miejsce przechowywania.

Pojęcie obejmuje dokumentację niezależnie od techniki jej sporządzenia. Materiałem archiwalnym może być zatem dokument papierowy, mapa, plan, fotografia, nagranie, księga, dokumentacja geodezyjna lub kartograficzna, a także plik i inny zapis elektroniczny. Materiały te mogą powstawać w urzędach, przedsiębiorstwach, organizacjach, jednostkach samorządu oraz u innych podmiotów wykonujących działalność o znaczeniu publicznym.

W praktyce materiały archiwalne są odróżniane od dokumentacji o czasowej wartości użytkowej, która po upływie określonego okresu może podlegać brakowaniu. Materiały archiwalne zalicza się do kategorii A i podlegają one trwałemu przechowywaniu, porządkowaniu, ewidencjonowaniu oraz ochronie. Po spełnieniu wymaganych warunków mogą być przekazywane do właściwego archiwum państwowego. Dotyczy to również materiałów w postaci elektronicznej. Szczególne zasady klasyfikowania mogą obejmować dokumentację wchodzącą w skład państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Znaczenie terminu jest widoczne także w przepisach dotyczących udostępniania archiwów. Materiały archiwalne mogą być udostępniane zainteresowanym, w tym w oryginale albo w postaci kopii, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z ochrony informacji, prywatności i stanu zachowania dokumentacji. W Kodeksie cywilnym znalezienie materiału archiwalnego w określonych okolicznościach wiąże się z przejściem własności na Skarb Państwa. Przepisy przewidują również szczególne zasady nagradzania osób, które taki materiał znalazły.