Księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe to uporządkowany system ewidencji zdarzeń gospodarczych jednostki, prowadzony w sposób pozwalający ustalić jej sytuację majątkową i finansową oraz wynik działalności. Stanowią podstawę sporządzania sprawozdania finansowego, a także źródło danych wykorzystywanych przy rozliczeniach podatkowych, kontroli działalności i ocenie prawidłowości gospodarowania majątkiem.

Księgi rachunkowe obejmują w szczególności:

• dziennik, w którym zdarzenia ujmuje się chronologicznie,
• księgę główną, zawierającą zapisy na kontach syntetycznych,
• księgi pomocnicze, uszczegóławiające wybrane informacje, na przykład dotyczące środków trwałych, rozrachunków lub zapasów,
• zestawienia obrotów i sald,
• wykaz składników aktywów i pasywów, sporządzany w ramach inwentaryzacji.

Zapisy w księgach powinny być dokonywane na podstawie odpowiednich dowodów księgowych, rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i w sposób zapewniający możliwość odtworzenia przebiegu operacji. Księgi mogą być prowadzone w formie papierowej albo przy użyciu systemu komputerowego, pod warunkiem zachowania wymaganych zasad ochrony, trwałości i dostępu do danych.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy przede wszystkim jednostek prowadzących pełną rachunkowość, w tym określonych spółek i innych podmiotów posiadających osobowość prawną, a w niektórych przypadkach także jednostek organizacyjnych i osób prowadzących działalność gospodarczą. Zakres obowiązku może zależeć od formy prawnej, rodzaju działalności lub osiąganych przychodów. W określonych sytuacjach przepisy dopuszczają posługiwanie się uproszczoną ewidencją, której zapisy wraz z dodatkowymi dokumentami mogą służyć do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Pojęcie ksiąg rachunkowych występuje w regulacjach dotyczących spółek handlowych, podatków, postępowań upadłościowych, działalności bankowej oraz funkcjonowania niektórych instytucji publicznych. Przepisy mogą wymagać między innymi ich udostępnienia organowi lub syndykowi, zachowania przez określony czas, zamknięcia w związku z przekształceniem albo połączeniem jednostek, a także odrębnego ujmowania kosztów różnych programów lub rodzajów działalności.