Kopia dokumentu

Kopia dokumentu to utrwalone odwzorowanie treści dokumentu, sporządzone w taki sposób, aby można było odczytać zawarte w nim informacje. Może mieć postać papierową, cyfrową albo znajdować się na innym nośniku. Kopia nie jest dokumentem pierwotnym, lecz jego reprodukcją, dlatego jej znaczenie prawne zależy od rodzaju kopii oraz od przepisu, który wymaga jej sporządzenia lub przedłożenia.

W praktyce rozróżnia się przede wszystkim:

• kopię zwykłą, będącą odwzorowaniem dokumentu bez urzędowego potwierdzenia zgodności z oryginałem;
• kopię poświadczoną, której zgodność z oryginałem potwierdził uprawniony podmiot, na przykład organ, notariusz, pełnomocnik lub inna osoba wskazana w przepisach;
• kopię elektroniczną, obejmującą cyfrowy obraz dokumentu albo jego utrwaloną postać elektroniczną, której skuteczność może zależeć od sposobu uwierzytelnienia i wymagań określonych w danej procedurze.

Kopia może służyć do wykazania określonych informacji, dołączenia dokumentu do wniosku, przekazania go organowi lub zachowania jego treści w dokumentacji. W niektórych postępowaniach przepisy wymagają przedłożenia kopii dokumentu, planu, opinii lub innego załącznika. W innych przewidują udostępnienie akt w formie odpisów albo kopii. Kopia może również zastępować dokument w obrocie elektronicznym, jeżeli spełnia wymagania dotyczące formy, integralności i autentyczności.

Samo określenie „kopia dokumentu” nie przesądza jednak, że ma ona taką samą moc jak oryginał. Zwykła kopia może mieć jedynie znaczenie informacyjne lub dowodowe, natomiast kopia poświadczona może być traktowana jako równoważna oryginałowi w zakresie wskazanym w przepisach. Od kopii należy odróżnić odpis, który co do zasady odtwarza treść dokumentu, niekoniecznie w formie jego wiernego obrazu. Termin występuje między innymi w postępowaniu karnym, rejestrowym, budowlanym, geodezyjnym, administracyjnym, a także w regulacjach dotyczących zatrudniania cudzoziemców i udostępniania dokumentów archiwalnych.