Kasa rejestrująca

Kasa rejestrująca to urządzenie albo program komputerowy służący do ewidencjonowania sprzedaży oraz kwot podatku należnego, w szczególności sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Po zapisaniu transakcji kasa umożliwia wystawienie dokumentu potwierdzającego sprzedaż, przede wszystkim paragonu fiskalnego, a w określonych przypadkach także faktury. Dane zapisane w kasie mają znaczenie dla rozliczeń podatkowych i kontroli prawidłowości sprzedaży.

W polskich przepisach występują zarówno kasy w postaci odrębnych urządzeń, jak i kasy rejestrujące mające postać oprogramowania. Przepisy techniczne określają między innymi sposób zapisu danych, działanie pamięci, wygląd i treść dokumentów, komunikaty wyświetlane użytkownikowi oraz zasady zabezpieczenia informacji. Dokumenty i komunikaty kasy powinny być sporządzane w języku polskim. Kasa może również drukować faktury, jeżeli spełnia wymagania przewidziane dla takiej funkcji.

Używanie kasy wymaga spełnienia wymagań technicznych i formalnych, w tym uzyskania odpowiedniego potwierdzenia dla danego rozwiązania. W przypadku kasy będącej oprogramowaniem nowe potwierdzenie może być konieczne przed dokonaniem zmiany wpływającej na jej działanie. Kasa podlega fiskalizacji, a po zakończeniu pracy w trybie fiskalnym nie można prowadzić za jej pomocą dalszej ewidencji. Czynności serwisowe są objęte ograniczeniami, a prowadzenie lub wykonywanie serwisu przez podatnika albo osoby związane z nim umową może być zakazane.

Termin ma znaczenie przede wszystkim w prawie podatkowym, zwłaszcza przy ewidencjonowaniu obrotu i rozliczaniu podatku od towarów i usług, a także w prawie karnym skarbowym. Sprzedaż z pominięciem kasy, niewydanie dokumentu lub nierzetelne zaewidencjonowanie transakcji może prowadzić do odpowiedzialności przewidzianej w przepisach. Przejściowo mogą być także stosowane wcześniejsze oznaczenia literowe stawek podatku lub zwolnienia, na zasadach określonych w przepisach dotyczących kas.