Art. 39^3 Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) wprowadza regulacje dotyczące doręczeń pism wydanych przez organy administracji publicznej w postaci elektronicznej. Przepis ten jest istotnym elementem procesu cyfryzacji administracji publicznej, umożliwiającym sprawniejsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją urzędową.

#### 1. Elektroniczna forma pism

Przepis ten odnosi się do pism wydanych w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego. Kluczowym elementem jest tutaj zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego, podpisu osobistego, zaawansowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Te formy uwierzytelnienia zapewniają integralność i autentyczność dokumentu, co jest niezbędne w obrocie prawnym.

#### 2. Doręczenie wydruku pisma

Art. 39^3 k.p.a. przewiduje możliwość doręczenia wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego, który odzwierciedla treść pisma elektronicznego. Taki wydruk musi zawierać:
- Informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
- Wskazanie imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która podpisała pismo.
- Identyfikator pisma nadany przez system teleinformatyczny.

#### 3. Mechanicznie odtwarzany podpis

Przepis dopuszcza również możliwość zawarcia na wydruku mechanicznie odtwarzanego podpisu osoby, która podpisała pismo. Jest to praktyczne rozwiązanie, które ułatwia proces doręczenia i weryfikacji dokumentu.

#### 4. Dowodowa moc wydruku

Wydruk pisma, o którym mowa w § 1, stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej. Oznacza to, że taki wydruk ma pełną moc dowodową w postępowaniu administracyjnym, co jest kluczowe dla zapewnienia pewności prawnej i zaufania do dokumentów elektronicznych.

### Znaczenie przepisu

Art. 39^3 k.p.a. jest istotnym krokiem w kierunku pełnej cyfryzacji administracji publicznej. Umożliwia on efektywne zarządzanie dokumentacją, redukuje koszty związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów oraz przyspiesza procesy administracyjne. Jednocześnie zapewnia odpowiednie mechanizmy uwierzytelnienia i weryfikacji dokumentów, co jest kluczowe dla zachowania integralności i autentyczności pism urzędowych.

### Wnioski

Wprowadzenie art. 39^3 k.p.a. jest odpowiedzią na rosnące potrzeby cyfryzacji administracji publicznej i dostosowania jej do współczesnych standardów technologicznych. Przepis ten zapewnia, że dokumenty elektroniczne mają pełną moc dowodową i mogą być skutecznie doręczane w formie wydruków, co znacznie usprawnia procesy administracyjne i zwiększa ich efektywność.

Kodeks postępowania administracyjnego

Art. 144b Ordynacji podatkowej wprowadza regulacje dotyczące doręczania pism utrwalonych w postaci elektronicznej, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Przepis ten ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu doręczania pism podatkowych, jednocześnie zapewniając odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności informacji.

#### 1. Forma doręczenia pism elektronicznych

Zgodnie z § 1, doręczenie pism utrwalonych w postaci elektronicznej może polegać na doręczeniu wydruku pisma odzwierciedlającego treść tego pisma. Oznacza to, że organ podatkowy ma możliwość przekazania podatnikowi wydruku pisma, które zostało pierwotnie sporządzone i podpisane w formie elektronicznej. Taki wydruk musi zawierać informację, że pismo zostało utrwalone w postaci elektronicznej i podpisane odpowiednim rodzajem podpisu elektronicznego, a także wskazanie imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała.

#### 2. Klauzula „Tajemnica skarbowa”

Organ podatkowy jest zobowiązany oznaczyć pismo utrwalone w postaci elektronicznej klauzulą: „Tajemnica skarbowa”. Jest to istotne z punktu widzenia ochrony danych osobowych i informacji poufnych, które mogą być zawarte w takich pismach. Klauzula ta ma na celu przypomnienie o konieczności zachowania poufności i odpowiedniego zabezpieczenia informacji zawartych w piśmie.

#### 3. Zawartość wydruku pisma

Wydruk pisma, o którym mowa w § 1, musi zawierać:
- Informację, że pismo zostało utrwalone w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
- Wskazanie imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która podpisała pismo.
- Identyfikator pisma, nadawany przez system teleinformatyczny.

Dodatkowo, wydruk może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo. Jest to rozwiązanie praktyczne, które pozwala na łatwiejsze i szybsze sporządzanie wydruków, jednocześnie zachowując ich wiarygodność.

#### 4. Dowód w postępowaniu

Wydruk pisma stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej. Oznacza to, że wydruk ma taką samą moc dowodową jak oryginał pisma elektronicznego, co jest istotne z punktu widzenia postępowań podatkowych i ewentualnych sporów.

#### 5. Dostęp do tajemnicy skarbowej

W przypadku doręczania wydruku pisma przy wykorzystaniu usługi pocztowej, operator pocztowy oraz osoby działające w jego imieniu uzyskują dostęp do informacji objętych tajemnicą skarbową w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania tej usługi. Jest to wyjątek od zasady poufności, który ma na celu umożliwienie skutecznego doręczenia pism podatkowych. Operator pocztowy jest zobowiązany do zachowania tajemnicy skarbowej i odpowiedniego zabezpieczenia przekazywanych informacji.

### Podsumowanie

Art. 144b Ordynacji podatkowej wprowadza nowoczesne rozwiązania w zakresie doręczania pism podatkowych, które mają na celu usprawnienie i przyspieszenie tego procesu, jednocześnie zapewniając odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności informacji. Przepis ten jest istotny zarówno dla organów podatkowych, jak i dla podatników, którzy mogą korzystać z nowoczesnych form komunikacji z administracją podatkową.

Identyfikator pisma

Identyfikator pisma w przepisach

Kodeks postępowania administracyjnego1 przepis

Ordynacja podatkowa1 przepis