Format umożliwiający ekstrakcję danych

Format umożliwiający ekstrakcję danych to określony sposób zapisu informacji, który pozwala na ich łatwe odczytanie i dalsze wykorzystanie zarówno przez człowieka, jak i przez program komputerowy. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie o Bankowym Funduszu Gwarancyjnym, systemie gwarantowania depozytów oraz przymusowej restrukturyzacji.

Aby dany format spełniał tę funkcję, musi łącznie odpowiadać kilku warunkom:

• powinien być formatem otwartym, czyli opartym na rozwiązaniu dostępnym i możliwym do wykorzystywania bez uzależnienia od jednego, zamkniętego dostawcy,
• musi być powszechnie stosowany albo wynikać z obowiązujących przepisów,
• powinien umożliwiać maszynową ekstrakcję danych, a więc automatyczne wydobywanie określonych informacji przez system informatyczny,
• musi pozostawać czytelny dla człowieka, tak aby dane można było również zrozumieć i zweryfikować bez użycia specjalistycznych narzędzi.

Nie chodzi zatem o dowolny plik elektroniczny ani wyłącznie o dokument, który można wyświetlić na ekranie. Istotne jest to, by jego struktura pozwalała programom rozpoznać poszczególne dane i przetwarzać je niezależnie od ręcznego przepisywania, a jednocześnie nie pozbawiała informacji przejrzystości dla odbiorcy.

W ustawie pojęcie to służy jako punkt odniesienia przy określaniu, w jakiej postaci informacje powinny być udostępniane, przekazywane lub przechowywane. Zapewnia wspólny standard techniczny dla wymiany danych związanych z funkcjonowaniem systemu gwarantowania depozytów i przymusowej restrukturyzacji. W praktyce ułatwia porównywanie informacji, ich kontrolę, archiwizowanie oraz automatyczne przekazywanie między systemami instytucji. Ogranicza także ryzyko, że dane będą dostępne wyłącznie w formie trudnej do odczytania lub niemożliwej do dalszego przetwarzania.

Pojęcie ma znaczenie również w przepisach dotyczących działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, gdzie może określać wymagany sposób przygotowania lub przekazywania danych.