Format przeszukiwalny

Format przeszukiwalny to sposób zapisania dokumentu elektronicznego, który pozwala nie tylko go wyświetlić, lecz także rzeczywiście przeszukiwać jego treść i kopiować znajdujące się w niej ciągi znaków alfanumerycznych, czyli w szczególności litery i cyfry. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie „Rachunkowość.” i odnosi się do technicznych właściwości pliku, a nie do jego wyglądu lub nazwy.

Aby dokument można było uznać za zapisany w takim formacie, muszą być spełnione łącznie określone przesłanki:

• dokument jest zapisany w konkretnym formacie danych;
• do jego odczytu lub edycji można użyć ogólnie dostępnego oprogramowania przeznaczonego do pracy z tym formatem;
• oprogramowanie umożliwia skuteczne wyszukanie znaków w treści dokumentu;
• możliwe jest także skopiowanie znalezionego ciągu znaków alfanumerycznych.

Istotne jest więc, aby tekst dokumentu miał postać dostępną dla funkcji wyszukiwania i kopiowania. Samo otwarcie pliku, jego wyświetlenie albo możliwość przeglądania stron nie musi wystarczać. Dokument może wyglądać jak tekstowy, ale jeżeli jego treść jest w praktyce jedynie obrazem i nie można zaznaczyć, wyszukać ani skopiować zapisanych w niej znaków, nie odpowiada temu znaczeniu formatu przeszukiwalnego.

W ustawie o rachunkowości pojęcie to służy do opisania sposobu, w jaki powinien być technicznie zapisany dokument elektroniczny, gdy znaczenie ma możliwość sprawnego dotarcia do jego treści. Ułatwia to automatyczne lub ręczne odnajdywanie określonych informacji, porównywanie dokumentów oraz przenoszenie ich fragmentów do innych dokumentów lub systemów. Z perspektywy praktycznej format przeszukiwalny zwiększa użyteczność dokumentacji elektronicznej, ponieważ pozwala korzystać z jej treści bez konieczności przepisywania danych lub analizowania każdej strony wyłącznie wzrokowo. Decydujące znaczenie ma nie konkretny typ pliku, lecz to, czy przy użyciu ogólnie dostępnego programu można skutecznie przeszukiwać i kopiować znaki zawarte w treści dokumentu.