Ewidencja danych

Ewidencja danych to uporządkowany, formalnie prowadzony zbiór informacji dotyczących określonych osób, podmiotów, rzeczy, zdarzeń lub stosunków prawnych. W polskim prawie termin ten nie oznacza jednej, uniwersalnej instytucji. Jego znaczenie zależy od przepisów regulujących konkretną ewidencję, określających jej zakres, administratora, cel prowadzenia oraz zasady wykorzystywania zgromadzonych informacji.

Ewidencje są prowadzone przede wszystkim przez organy publiczne i mogą mieć postać elektroniczną albo papierową. Zwykle służą rejestrowaniu danych, ich aktualizowaniu, porządkowaniu i udostępnianiu uprawnionym podmiotom. Mogą obejmować między innymi:

• dane osobowe osób fizycznych,
• informacje o podmiotach, pojazdach, nieruchomościach i rzeczach ruchomych,
• dane o zdarzeniach, uprawnieniach, obowiązkach lub statusie prawnym określonych obiektów.

W przepisach dotyczących ruchu drogowego ewidencja danych pełni funkcję centralnego źródła informacji o pojazdach, ich właścicielach lub posiadaczach oraz innych danych związanych z ruchem drogowym. Przepisy mogą przewidywać obowiązek wyjaśniania stwierdzonych niezgodności, przekazywania informacji za pomocą systemu teleinformatycznego, a także udostępniania danych podmiotom krajowym i zagranicznym na określonych zasadach. Dane przeznaczone do ponownego wykorzystywania mogą być udostępniane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób lub pojazdów.

W ustawie o obronie Ojczyzny ewidencja obejmuje między innymi dane osób fizycznych, podmiotów, nieruchomości i rzeczy ruchomych podlegających obowiązkowi świadczeń na rzecz obrony. Może również otrzymywać dane z innych rejestrów i ewidencji, w tym z centralnej ewidencji pojazdów.

Znaczenie praktyczne ewidencji polega na zapewnieniu organom podstawy do wykonywania zadań publicznych, weryfikowania informacji i ustalania praw lub obowiązków. Sposób gromadzenia, poprawiania, ochrony i udostępniania danych jest każdorazowo określany przez przepisy dotyczące danej ewidencji.