Ewidencja

Ewidencja to uporządkowany zbiór informacji o określonych osobach, rzeczach, zdarzeniach, prawach lub obowiązkach, prowadzony na podstawie przepisów prawa. Termin ten oznacza zarówno sam zbiór danych, jak i czynność ich systematycznego wpisywania, aktualizowania oraz przechowywania. Zakres ewidencji, podmiot odpowiedzialny za jej prowadzenie, sposób dokonywania wpisów i zasady udostępniania danych wynikają z właściwych przepisów.

Ewidencja może mieć charakter publiczny, gdy prowadzi ją organ administracji lub inna jednostka wykonująca zadania publiczne, albo wewnętrzny, gdy służy dokumentowaniu określonej działalności. Występują ewidencje prowadzone w formie papierowej i elektronicznej, a także systemy teleinformatyczne umożliwiające wyszukiwanie i udostępnianie danych. Nie każda ewidencja jest rejestrem o skutkach prawnych. Wpis do ewidencji może jedynie porządkować lub potwierdzać informacje, ale w niektórych przypadkach może też stanowić podstawę wykonywania określonych uprawnień albo obowiązków.

W polskim prawie ewidencje występują w wielu dziedzinach, między innymi w:

• gospodarce nieruchomościami, gdzie służą gromadzeniu informacji potrzebnych przy gospodarowaniu nieruchomościami i organizacji ich zbywania,
• transporcie i ruchu drogowym, gdzie obejmują dane dotyczące osób, pojazdów lub innych elementów systemu ruchu drogowego,
• gospodarce wodnej, w tym informacje o kąpieliskach, miejscach kąpieli i urządzeniach melioracji wodnych,
• obronności, gdzie prowadzona jest ewidencja wojskowa na potrzeby Sił Zbrojnych,
• wykonywaniu kar i środków przymusu, jako element dokumentacji dotyczącej osadzonych i czynności administracyjnych,
• prawie podatkowym i rachunkowości, gdzie ewidencja dokumentuje zdarzenia mające znaczenie dla rozliczeń,
• postępowaniu administracyjnym, jako źródło informacji znanych organowi z urzędu.

Praktyczne znaczenie ewidencji polega na zapewnieniu kompletnego i możliwego do zweryfikowania obrazu określonego stanu. Dane z ewidencji mogą być wykorzystywane do wydawania decyzji, ustalania opłat, wykonywania obowiązków administracyjnych oraz udzielania informacji zainteresowanym. Dostęp do nich może być powszechny, ograniczony do uprawnionych podmiotów albo uzależniony od złożenia wniosku i podania wymaganych danych. W każdym przypadku znaczenie wpisu oraz zakres ochrony i udostępniania informacji określają przepisy regulujące daną ewidencję.