Elektroniczna skrzynka podawcza

Elektroniczna skrzynka podawcza to, w rozumieniu ustawy „Informatyzacja działalności podmiotów realizujących zadania publiczne”, publicznie dostępny kanał komunikacji elektronicznej przeznaczony do przekazywania dokumentów elektronicznych podmiotowi publicznemu. Jest to rozwiązanie, które umożliwia skierowanie dokumentu do właściwej instytucji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego dla szerokiego grona użytkowników.

Najważniejsze elementy tego pojęcia to:

• elektroniczna forma komunikacji, czyli przekazywanie dokumentu w postaci cyfrowej;
• dostępność publiczna, a więc możliwość korzystania z tego środka przez osoby, które chcą przekazać dokument podmiotowi publicznemu;
• przeznaczenie do przesyłania dokumentów, nie zaś wyłącznie do ogólnej wymiany informacji;
• adresat w postaci podmiotu publicznego;
• wykorzystanie powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego, czyli rozwiązania działającego przy użyciu technologii informacyjnych i komunikacyjnych, do którego dostęp nie jest ograniczony wyłącznie do wewnętrznej sieci danej instytucji.

W praktyce elektroniczna skrzynka podawcza pełni funkcję cyfrowego punktu przyjmowania dokumentów przez podmiot publiczny. Pozwala przekazać pismo lub inny dokument bez posługiwania się papierem i bez osobistego dostarczania go do siedziby instytucji. Pojęcie wskazuje więc nie tylko na sam program lub stronę internetową, lecz na środek komunikacji spełniający określone cechy i służący konkretnemu celowi, czyli elektronicznemu przekazaniu dokumentu do podmiotu publicznego.

Znaczenie tego terminu w ustawie polega na określeniu, za pomocą jakiego rodzaju kanału może odbywać się elektroniczne przekazywanie dokumentów do podmiotów realizujących zadania publiczne. Dzięki temu można odróżnić elektroniczną skrzynkę podawczą od innych form kontaktu w sieci, które nie są przeznaczone do przyjmowania dokumentów albo nie korzystają z powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego. Termin ma zatem znaczenie organizacyjne i porządkujące dla elektronicznej komunikacji między osobą przekazującą dokument a podmiotem publicznym.