Art. 220 Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) wprowadza istotne zasady dotyczące żądania zaświadczeń i oświadczeń przez organy administracji publicznej. Przepis ten ma na celu uproszczenie i usprawnienie postępowania administracyjnego, eliminując konieczność dostarczania przez strony dokumentów, które są już dostępne organom administracji publicznej lub mogą być przez nie łatwo uzyskane.

#### 1. Zakaz żądania zaświadczeń i oświadczeń

Zgodnie z § 1, organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczeń ani oświadczeń na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli:
- Fakty te są znane organowi z urzędu.
- Możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie posiadanych ewidencji, rejestrów lub innych danych.
- Możliwe są do ustalenia na podstawie rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej.
- Możliwe są do ustalenia na podstawie wymiany informacji z innym podmiotem publicznym.
- Mogą być przedstawione przez zainteresowanego do wglądu w formie dokumentów urzędowych (np. dowód osobisty, dowody rejestracyjne).

Ten przepis ma na celu zmniejszenie obciążenia administracyjnego dla obywateli i przedsiębiorców, eliminując konieczność dostarczania dokumentów, które są już dostępne w systemach administracyjnych.

#### 2. Obowiązek wskazania podstawy prawnej

Zgodnie z § 2, jeżeli organ administracji publicznej żąda zaświadczenia albo oświadczenia, jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego. Ta regulacja wprowadza transparentność i zapewnia, że żądania organów administracyjnych są uzasadnione i oparte na konkretnych przepisach prawa.

#### 3. Elektroniczne kopie dokumentów

§ 3 i § 4 wprowadzają możliwość składania elektronicznych kopii dokumentów, pod warunkiem ich uwierzytelnienia przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Jest to zgodne z zasadami informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, co ma na celu ułatwienie i przyspieszenie procedur administracyjnych.

#### 4. Możliwość żądania oryginałów

Zgodnie z § 5, organ administracji publicznej może żądać przedłożenia oryginałów dokumentów, jeżeli złożona kopia nie pozwala na weryfikację autentyczności oraz integralności lub jeżeli jest to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy. Ta regulacja zapewnia, że organ administracyjny ma możliwość weryfikacji dokumentów w przypadkach, gdy jest to konieczne.

#### 5. Przechowywanie dokumentów

§ 6 nakłada na stronę lub innego uczestnika postępowania obowiązek przechowywania zaświadczeń, innych dokumentów lub potwierdzeń uiszczenia opłat i kosztów postępowania do dnia, w którym decyzja kończąca postępowanie stała się ostateczna. Ta regulacja ma na celu zapewnienie, że dokumenty będą dostępne na wypadek potrzeby ich ponownego przedłożenia lub weryfikacji.

### Podsumowanie

Art. 220 k.p.a. wprowadza istotne zasady mające na celu uproszczenie postępowania administracyjnego, zmniejszenie obciążenia dla obywateli i przedsiębiorców oraz zwiększenie efektywności działania organów administracji publicznej. Przepis ten jest zgodny z zasadami informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i promuje wykorzystanie nowoczesnych technologii w administracji.

Kodeks postępowania administracyjnego

Art. 68 Kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.) reguluje kwestie związane z wykazywaniem umocowania przez przedstawicieli ustawowych, organy oraz osoby wymienione w art. 67 k.p.c. przy pierwszej czynności procesowej. Przepis ten ma na celu zapewnienie, że osoby działające w imieniu stron postępowania mają odpowiednie umocowanie do podejmowania czynności procesowych.

### § 1. Obowiązek wykazania umocowania dokumentem

Zgodnie z § 1 art. 68 k.p.c., przedstawiciel ustawowy, organy oraz osoby wymienione w art. 67 k.p.c. mają obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności procesowej. Dokument ten powinien jednoznacznie potwierdzać, że dana osoba ma prawo reprezentować stronę w postępowaniu. Przykładami takich dokumentów mogą być pełnomocnictwa, akty powołania czy inne dokumenty potwierdzające umocowanie.

### § 2. Wyjątki od obowiązku przedłożenia dokumentu

Przepis § 2 wprowadza istotne wyjątki od obowiązku przedłożenia dokumentu umocowania. Nie jest to wymagane w dwóch przypadkach:
1. **Dostęp do wykazu lub rejestru:** Jeżeli stwierdzenie umocowania przez sąd jest możliwe na podstawie wykazu lub innego rejestru, do którego sąd ma dostęp drogą elektroniczną. Przykładem może być Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), gdzie sąd może samodzielnie sprawdzić umocowanie danej osoby.
2. **Czynności dokonywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego:** Gdy czynność procesowa jest dokonywana za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a przepis szczególny przewiduje, że czynności można dokonać wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. W takim przypadku również nie jest wymagane przedłożenie dokumentu umocowania, ale konieczne jest wskazanie podstawy umocowania.

### § 3. Wskazanie podstawy umocowania

Nawet w przypadkach, gdy przedłożenie dokumentu umocowania nie jest wymagane, przedstawiciel ustawowy, organy oraz osoby wymienione w art. 67 k.p.c. mają obowiązek wskazać podstawę swojego umocowania. Jest to istotne dla zapewnienia przejrzystości i pewności co do tego, że dana osoba ma prawo działać w imieniu strony.

### § 4. Umocowanie organów państwowych i samorządowych

W przypadku, gdy czynności procesowe za stronę podejmuje organ państwowej lub samorządowej jednostki organizacyjnej, przedłożenie aktu powołania lub innego aktu równorzędnego potwierdzającego powierzenie określonej osobie pełnienia funkcji tego organu nie jest wymagane, o ile stwierdzenie tego faktu jest możliwe na podstawie informacji powszechnie dostępnych. Przykładem takich informacji mogą być dane udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). W takim przypadku w pierwszym piśmie procesowym tej strony należy wskazać źródło informacji, z których wynika umocowanie określonej osoby do działania w imieniu organu.

### Podsumowanie

Art. 68 k.p.c. wprowadza zasady mające na celu ułatwienie i usprawnienie postępowania cywilnego poprzez określenie, kiedy i w jaki sposób przedstawiciele ustawowi, organy oraz inne osoby muszą wykazać swoje umocowanie. Przepis ten uwzględnia również nowoczesne rozwiązania, takie jak dostęp do rejestrów elektronicznych i systemów teleinformatycznych, co ma na celu zwiększenie efektywności i przejrzystości postępowania.

Kodeks postępowania cywilnego

Art. 550^11 Kodeksu spółek handlowych (KSH) reguluje prawo wspólników spółki dzielonej oraz przedstawicieli pracowników (a w braku takich przedstawicieli - pracowników) do przeglądania określonych dokumentów w kontekście podziału transgranicznego spółki. Przepis ten ma na celu zapewnienie transparentności procesu podziału oraz ochronę interesów zarówno wspólników, jak i pracowników spółki.

#### Zakres dokumentów dostępnych do przeglądania

Wspólnicy oraz przedstawiciele pracowników mają prawo przeglądać następujące dokumenty:
1. Plan podziału transgranicznego.
2. Sprawozdania finansowe oraz sprawozdania zarządów z działalności spółki dzielonej za trzy ostatnie lata obrotowe wraz ze sprawozdaniem z badania, jeżeli takie sprawozdanie było sporządzane.
3. Sprawozdanie, o którym mowa w art. 550^7 KSH.
4. Opinię, o której mowa w art. 550^7 § 6 KSH.
5. Opinię biegłego, o której mowa w art. 550^8 KSH.
6. Uwagi, o których mowa w art. 550^6 § 2 KSH.

#### Wyjątki od obowiązku udostępniania dokumentów

Przepisy § 1 i § 2 zdanie pierwsze nie mają zastosowania, jeżeli spółka spełni określone warunki dotyczące udostępniania dokumentów:
- Spółka musi udostępnić dokumenty bezpłatnie do publicznej wiadomości na swojej stronie internetowej.
- Dokumenty muszą być dostępne nieprzerwanie od momentu ich udostępnienia do dnia zakończenia zgromadzenia, na którym ma być podjęta uchwała o podziale transgranicznym.
- Alternatywnie, spółka może umożliwić wspólnikom oraz przedstawicielom pracowników (a w braku takich przedstawicieli - pracownikom) dostęp do tych dokumentów w postaci elektronicznej i ich druk na swojej stronie internetowej.

#### Terminy udostępniania dokumentów

Spółka jest zobowiązana do udostępnienia dokumentów w określonych terminach:
- Dokumenty, o których mowa w § 1 pkt 2 i 5, muszą być udostępnione co najmniej na miesiąc przed datą zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, na którym ma być podjęta uchwała o podziale transgranicznym.
- Sprawozdanie, o którym mowa w art. 550^7 KSH, wraz z planem podziału transgranicznego (o ile go sporządzono), muszą być udostępnione co najmniej na sześć tygodni przed tym dniem.

### Analiza i wnioski

Art. 550^11 KSH wprowadza mechanizmy mające na celu zapewnienie przejrzystości procesu podziału transgranicznego spółki. Przepis ten chroni interesy wspólników i pracowników, umożliwiając im dostęp do kluczowych dokumentów, które mogą mieć wpływ na ich sytuację prawną i ekonomiczną.

Wprowadzenie możliwości udostępniania dokumentów w formie elektronicznej na stronie internetowej spółki jest rozwiązaniem nowoczesnym i praktycznym, które ułatwia dostęp do informacji. Jednocześnie, określenie precyzyjnych terminów udostępniania dokumentów zapewnia, że zainteresowane strony mają wystarczająco dużo czasu na zapoznanie się z nimi przed podjęciem kluczowych decyzji.

W praktyce, spółki powinny zwrócić szczególną uwagę na przestrzeganie tych terminów oraz na zapewnienie, że dokumenty są dostępne w sposób nieprzerwany i łatwo dostępny dla wszystkich uprawnionych osób. Niezastosowanie się do tych wymogów może prowadzić do naruszenia praw wspólników i pracowników oraz potencjalnych konsekwencji prawnych dla spółki.

Kodeks spółek handlowych (ksh)

Art. 306d Ordynacji podatkowej wprowadza istotne zasady dotyczące żądania zaświadczeń i oświadczeń przez organ podatkowy. Przepis ten ma na celu uproszczenie procedur administracyjnych oraz zmniejszenie obciążeń biurokratycznych dla podatników. Poniżej przedstawiam szczegółowy komentarz do poszczególnych elementów tego artykułu.

#### 1. Zakaz żądania zaświadczeń i oświadczeń

Pierwsza część przepisu stanowi, że organ podatkowy nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli są one znane organowi z urzędu lub możliwe do ustalenia na podstawie:
- posiadanych przez organ ewidencji, rejestrów lub innych danych,
- przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych,
- rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej,
- informacji otrzymanych od innego podmiotu publicznego.

Ten zapis ma na celu eliminację zbędnych formalności i przyspieszenie postępowania podatkowego. Organy podatkowe są zobowiązane do korzystania z dostępnych im źródeł informacji, co zmniejsza obciążenie podatników koniecznością dostarczania dokumentów, które są już w posiadaniu administracji publicznej.

#### 2. Obowiązek wskazania przepisu prawa

Jeżeli organ podatkowy żąda zaświadczenia lub oświadczenia, musi wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego. Jest to istotne z punktu widzenia przejrzystości i legalności działania organów podatkowych. Podatnik ma prawo wiedzieć, na jakiej podstawie prawnej organ żąda określonych dokumentów.

#### 3. Elektroniczne kopie dokumentów

W przypadku, gdy strona lub inny uczestnik postępowania nie może uzyskać zaświadczenia lub innego dokumentu w postaci elektronicznej, może złożyć elektroniczną kopię takiego dokumentu, uwierzytelnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jest to istotne z punktu widzenia nowoczesnych technologii i cyfryzacji administracji publicznej. Umożliwia to podatnikom składanie dokumentów w formie elektronicznej, co jest wygodne i szybkie.

#### 4. Możliwość żądania oryginałów dokumentów

Organ podatkowy może żądać przedłożenia oryginału zaświadczenia, innego dokumentu lub potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, jeżeli złożona kopia nie pozwala na weryfikację autentyczności oraz integralności lub jeżeli jest to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy. Ten zapis zapewnia organom podatkowym możliwość weryfikacji autentyczności dokumentów w sytuacjach, gdy jest to konieczne.

#### 5. Przechowywanie dokumentów

Strona lub inny uczestnik postępowania są zobowiązani do przechowywania zaświadczenia, innego dokumentu lub potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania do dnia, w którym decyzja kończąca postępowanie stała się ostateczna. Jest to istotne z punktu widzenia archiwizacji i ewentualnej kontroli dokumentów.

### Podsumowanie

Art. 306d Ordynacji podatkowej wprowadza zasady mające na celu uproszczenie i przyspieszenie postępowania podatkowego poprzez ograniczenie żądania zaświadczeń i oświadczeń do niezbędnego minimum. Przepis ten promuje również wykorzystanie nowoczesnych technologii w administracji publicznej, co jest zgodne z trendami cyfryzacji i informatyzacji. Dla podatników oznacza to mniej formalności i większą przejrzystość działań organów podatkowych.

Dostęp elektroniczny

Dostęp elektroniczny w przepisach

Kodeks postępowania administracyjnego1 przepis

Kodeks postępowania cywilnego2 przepisy

Kodeks spółek handlowych (ksh)2 przepisy

Ordynacja podatkowa1 przepis