Dokumentowanie

Dokumentowanie w polskim prawie oznacza utrwalanie faktów, czynności, oświadczeń, przebiegu zdarzeń lub spełnienia określonych wymagań w formie dokumentu albo zapisu w odpowiednim systemie. Służy wykazaniu, że dana czynność została wykonana, przez kogo, kiedy, w jakich okolicznościach i z jakim rezultatem. Termin nie ma jednej, uniwersalnej definicji ustawowej, a jego znaczenie zależy od dziedziny prawa i rodzaju dokumentowanej czynności.

Dokumentowanie może polegać w szczególności na sporządzeniu protokołu, notatki, raportu, rejestru, zaświadczenia lub innego dokumentu, a także na wprowadzeniu danych do systemu teleinformatycznego. Przepisy mogą określać wymaganą formę, zakres informacji, sposób przechowywania dokumentacji, osoby odpowiedzialne za jej sporządzenie oraz przypadki, w których konieczne jest niezwłoczne utrwalenie czynności. Dokument może mieć postać papierową albo elektroniczną, jeżeli przepisy dopuszczają taką formę.

W prawie karnym wykonawczym dokumentowanie dotyczy między innymi czynności związanych z wykonywaniem kar, pobytem w jednostkach penitencjarnych, depozytem, zwalnianiem osadzonych oraz kontrolą działalności tych jednostek. W postępowaniu karnym obejmuje także utrwalanie realizacji obowiązków związanych z dozorem. W przepisach dotyczących Policji, ABW, AW, SKW i SWW dokumentowanie odnosi się między innymi do użycia lub wykorzystania środków przymusu bezpośredniego i broni palnej. Występuje również w regulacjach dotyczących badań na zawartość alkoholu, służby funkcjonariuszy, zatrudnienia oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Dokumentowanie pełni funkcję dowodową, kontrolną i organizacyjną. Umożliwia odtworzenie przebiegu czynności, ocenę jej prawidłowości, sprawowanie nadzoru oraz ustalenie odpowiedzialności. Może też warunkować przyznanie uprawnienia lub świadczenia, na przykład przez potwierdzenie okresu służby albo odbycia szkolenia. Brak dokumentacji, jej niekompletność lub sporządzenie niezgodne z wymaganiami może utrudniać wykazanie określonych faktów i wpływać na ocenę prawidłowości działania organu lub funkcjonariusza.