Dokumentacja

Dokumentacja to uporządkowany zbiór dokumentów, zapisów, danych lub innych informacji związanych z określoną sprawą, działalnością, osobą, rzeczą albo postępowaniem. W polskim prawie termin ten nie ma jednego, uniwersalnego znaczenia. Jego zakres wynika z regulacji dotyczących danej dziedziny oraz z celu, któremu dokumentacja ma służyć.

Dokumentacja może mieć postać papierową albo elektroniczną. Obejmuje zarówno pojedyncze dokumenty, jak i ich zestawy, a także zapisy czynności, dane techniczne, informacje o przebiegu zdarzeń, projekty, formularze, opinie, protokoły i rejestry. Istotne znaczenie mają jej kompletność, autentyczność, czytelność, możliwość odtworzenia treści oraz zapewnienie ochrony przed utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem.

W przepisach dokumentacja występuje między innymi jako:

• dokumentacja nieruchomości, przekazywana organom lub jednostkom organizacyjnym i wykorzystywana przy gospodarowaniu nieruchomościami;
• dokumentacja postępowania, czynności procesowych lub nadzoru, służąca utrwaleniu przebiegu działań organów publicznych;
• dokumentacja medyczna, obejmująca dane o świadczeniach, komórkach rozrodczych lub zarodkach, podlegająca szczególnym zasadom przechowywania i ochrony;
• dokumentacja korporacyjna, udostępniana wspólnikom lub akcjonariuszom wraz z informacjami i projektami uchwał;
• dokumentacja techniczna lub związana z wyceną, zawierająca dane i założenia niezbędne do wykonania określonych analiz.

Przepisy mogą określać, kto dokumentację sporządza, przechowuje, przekazuje lub udostępnia, a także wskazywać terminy i wymagania dotyczące jej formy. Dokumentacja może być podstawą podjęcia decyzji administracyjnej, ustalenia praw i obowiązków, rozliczenia działalności albo wykazania prawidłowości wykonanych czynności. W postępowaniu może również pełnić funkcję dowodową, jeżeli przepisy pozwalają na wykorzystanie zawartych w niej informacji.

Dokumentacja nie jest tożsama z pojedynczym dokumentem ani z formą dokumentową czynności prawnej. Forma dokumentowa określa sposób złożenia oświadczenia woli, natomiast dokumentacja jest szerszym zbiorem materiałów utrwalających informacje lub przebieg określonych działań.