Dokument urzędowy

Dokument urzędowy to dokument sporządzony przez uprawniony organ lub inną instytucję wykonującą zadania publiczne, w zakresie jej działania i w wymaganej prawem formie. O jego urzędowym charakterze decyduje więc nie tylko treść, lecz także wystawca, podstawa działania oraz sposób sporządzenia. Dokumentem urzędowym może być zarówno dokument papierowy, jak i dokument elektroniczny, jeżeli przepisy przewidują jego sporządzenie lub uwierzytelnienie w takiej postaci.

Dokument urzędowy należy odróżnić od dokumentu prywatnego, który pochodzi od osoby lub podmiotu niewykonującego w danym zakresie władzy publicznej. Dokument urzędowy może mieć postać między innymi decyzji, zaświadczenia, protokołu, wypisu, odpisu, urzędowego poświadczenia albo aktu sporządzonego przez notariusza. Odpis lub wyciąg może zachować znaczenie urzędowe, jeżeli został prawidłowo poświadczony, także elektronicznie przy użyciu prawem dopuszczalnego środka uwierzytelnienia.

Znaczenie prawne dokumentu urzędowego polega przede wszystkim na jego mocy dowodowej. W postępowaniu cywilnym i administracyjnym stanowi on dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone. Oznacza to, że organ lub sąd co do zasady przyjmuje za wykazane fakty potwierdzone w dokumencie, przy czym jego treść może być podważana w sposób przewidziany w odpowiednich przepisach. Dokument urzędowy może również służyć do ustalenia daty pewnej czynności prawnej.

Pojęcie występuje w wielu dziedzinach prawa, w szczególności w postępowaniu administracyjnym, cywilnym i karnym. W postępowaniu administracyjnym dokumenty urzędowe są środkami dowodowymi, a organ może posługiwać się także danymi z rejestrów i ewidencji. W sprawach cywilnych urzędowo poświadczony odpis lub wyciąg może zastąpić przedstawienie oryginału, a dokument urzędowy może stanowić podstawę wydania nakazu zapłaty. W postępowaniu karnym dokumenty urzędowe należą do dokumentów, które mogą być odczytywane na rozprawie.