Dokument prawny

„Dokument prawny” to ogólne określenie dokumentu, który zawiera informacje istotne dla powstania, potwierdzenia, zmiany, wykonania albo wygaśnięcia praw i obowiązków lub służy do ich wykazania. Termin ten nie oznacza jednego, ściśle określonego rodzaju dokumentu. W polskim prawie obejmuje różne nośniki informacji, jeżeli można zapoznać się z ich treścią i ustalić, czego dotyczą.

Dokumentem prawnym może być zarówno dokument papierowy, jak i elektroniczny. O jego znaczeniu decyduje przede wszystkim treść, pochodzenie, sposób sporządzenia oraz funkcja przewidziana w przepisach. W zależności od sytuacji dokument może wymagać podpisu, określonej formy, urzędowego poświadczenia albo sporządzenia przez uprawnioną osobę. Niektóre dokumenty powstają w formie aktu notarialnego, inne wymagają zwykłej formy pisemnej lub formy elektronicznej.

W praktyce wyróżnia się między innymi:

• dokumenty urzędowe, sporządzane przez organy publiczne lub inne uprawnione podmioty w zakresie ich działania,
• dokumenty prywatne, pochodzące od osób fizycznych albo podmiotów prywatnych,
• dokumenty potwierdzające dokonanie czynności prawnej, takie jak umowa, testament lub pełnomocnictwo,
• dokumenty legitymacyjne i związane z prawami majątkowymi, w tym dokumenty na okaziciela,
• dokumenty procesowe, składane w postępowaniach sądowych lub administracyjnych,
• dokumenty elektroniczne, utrwalone i przekazywane przy użyciu systemów teleinformatycznych.

Dokument może pełnić funkcję dowodową, ponieważ pozwala ustalić fakty, oświadczenia woli lub przebieg określonych zdarzeń. W niektórych przypadkach ma również znaczenie konstytutywne, gdy bez zachowania wymaganej formy czynność prawna jest nieważna albo nie wywołuje określonych skutków. Przykładem jest wymóg formy pisemnej dla wybranych umów lub formy aktu notarialnego dla określonych testamentów. Szczególne znaczenie dokumentów występuje między innymi w prawie cywilnym, handlowym, karnym, procesowym, budowlanym i finansach publicznych. Podrobienie, przerobienie, bezprawne użycie albo zniszczenie dokumentu może prowadzić do skutków cywilnoprawnych, procesowych lub odpowiedzialności karnej.