Deklaracja rozliczeniowa

Deklaracja rozliczeniowa to uporządkowane zestawienie danych potrzebnych do przedstawienia rozliczenia składek pobieranych przez Zakład na określone fundusze. Jej istotą jest zebranie w jednym dokumencie informacji o tym, jakie składki są należne, jakie kwoty zostały uwzględnione w ramach rozliczenia oraz jaka suma pozostaje do zapłaty.

W praktyce deklaracja obejmuje trzy podstawowe elementy:

• informację o należnych składkach na fundusze, na które składki pobiera Zakład,
• kwoty rozliczane w ciężar składek, czyli wartości uwzględniane przy rozliczeniu składek w sposób wpływający na końcowy wynik,
• kwotę należną do zapłaty, ustaloną po uwzględnieniu przedstawionych w deklaracji danych.

Tak rozumiana deklaracja nie jest wyłącznie wykazem składek ani samym potwierdzeniem dokonania wpłaty. Pokazuje pełny obraz rozliczenia, od wskazania obciążeń składkowych, przez uwzględniane w nim kwoty, aż po końcową należność. Dzięki temu można ustalić, z czego wynika kwota przewidziana do zapłaty i jak poszczególne dane składają się na rozliczenie.

Pojęcie ma znaczenie dla funkcjonowania systemu ubezpieczeń społecznych, ponieważ porządkuje informacje przekazywane w związku ze składkami pobieranymi przez Zakład. Deklaracja służy przedstawieniu rozliczenia w formie pozwalającej na jego sprawdzenie, ujęcie w ewidencji oraz porównanie poszczególnych wartości. Jej praktyczne znaczenie polega więc na tym, że łączy dane o obowiązku składkowym z informacją o rozliczanych kwotach i końcowej sumie do uregulowania. Termin ten, zdefiniowany w ustawie „o systemie ubezpieczeń społecznych”, odnosi się zatem do dokumentu lub zestawienia przedstawiającego wynik rozliczenia składek w zakresie objętym tą ustawą.