Dane identyfikujące

„Dane identyfikujące” to określenie informacji pozwalających ustalić, czego lub kogo dotyczy dokument, czynność, zgłoszenie, rejestr albo przekazywana informacja. Termin nie ma jednej, uniwersalnej definicji obowiązującej we wszystkich dziedzinach prawa. Jego zakres wynika z przepisu, w którym został użyty, oraz z celu wymaganej identyfikacji.

Dane identyfikujące mogą odnosić się do:

• osoby fizycznej, przedsiębiorcy, jednostki organizacyjnej albo organu, na przykład przez imię i nazwisko, nazwę, adres, numer identyfikacyjny lub dane kontaktowe,
• nieruchomości lub innego składnika majątku, na przykład przez położenie, oznaczenie w księdze wieczystej, katastrze nieruchomości albo w innych dokumentach,
• obiektu, instalacji, przedsięwzięcia lub miejsca, na przykład przez adres, położenie geograficzne, rodzaj obiektu albo oznaczenie ewidencyjne,
• sprawy, dokumentu, zgłoszenia lub czynności, przez wskazanie ich rodzaju, daty, podstawy albo podmiotu, którego dotyczą.

W przepisach podatkowych dane identyfikujące służą powiązaniu informacji ze schematem podatkowym, podatnikiem, promotorem lub innym uczestnikiem. W rachunku pozwalają określić strony transakcji i przedmiot świadczenia. Przy wycenie nieruchomości obejmują informacje niezbędne do jednoznacznego ustalenia przedmiotu wyceny, jego stanu, praw oraz podstaw formalnych i prawnych sporządzenia operatu.

W ochronie środowiska dane identyfikujące mogą dotyczyć zarządzającego drogą, linią kolejową lub lotniskiem, źródła hałasu, obszaru objętego mapą albo innych elementów podlegających raportowaniu. W geodezji i kartografii pozwalają określić przedmiot oraz zakres zgłaszanych prac. W prawie budowlanym są wykorzystywane między innymi przy prowadzeniu centralnych rejestrów osób posiadających uprawnienia budowlane oraz osób ukaranych zawodowo.

Znaczenie praktyczne tego terminu polega na zapewnieniu jednoznaczności przekazywanych danych i możliwości przypisania ich właściwemu podmiotowi lub obiektowi. Zakres wymaganych informacji powinien być ustalany na podstawie konkretnego przepisu. Nieprzekazanie danych, przekazanie ich po terminie albo podanie informacji niepełnych może skutkować brakiem skuteczności zgłoszenia, obowiązkiem uzupełnienia danych lub sankcją, w tym karą pieniężną. Jeżeli informacje są publikowane, dane identyfikujące mogą podlegać ograniczeniu albo anonimizacji.