Dane administracyjne

„Dane administracyjne” to, w rozumieniu ustawy „o statystyce publicznej”, informacje oraz dane znajdujące się w określonych rejestrach i systemach. Definicja odwołuje się do innych punktów tego samego przepisu, dlatego pełne ustalenie, jakie zasoby obejmuje to pojęcie, wymaga uwzględnienia także wskazanych tam określeń rejestrów i systemów.

Najważniejsze elementy tego pojęcia to:

• istnienie informacji lub danych,
• ich zgromadzenie w rejestrze albo systemie,
• przynależność tego rejestru lub systemu do kategorii wskazanej w ustawie.

Nie chodzi więc o każdą informację, która może być związana z działalnością administracji, lecz o zasoby ujęte w konkretnych rejestrach i systemach objętych odesłaniem ustawowym. O zakwalifikowaniu danych jako administracyjnych decyduje zatem nie tylko ich treść, ale również miejsce i sposób ich gromadzenia oraz to, czy dany rejestr lub system mieści się w zakresie wskazanym przez ustawę.

W ustawie o statystyce publicznej pojęcie to wyznacza kategorię informacji, które mogą być rozpatrywane w ramach systemu statystyki publicznej jako uporządkowane zasoby danych. Ma ono znaczenie porządkujące, ponieważ pozwala odróżnić dane administracyjne od innych informacji wykorzystywanych lub dostępnych w obrocie publicznym. Dzięki temu łatwiej ustalić, jakiego rodzaju zasoby obejmuje dana regulacja i do jakiej grupy należy zaliczyć informacje zgromadzone w określonym rejestrze albo systemie.

W praktyce znaczenie tego hasła polega na wskazaniu źródła i formy przechowywania danych. Przy interpretacji przepisu nie wystarczy więc stwierdzić, że dana informacja jest związana z wykonywaniem zadań publicznych. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy została zgromadzona w rejestrze lub systemie objętym odesłaniem z definicji ustawowej.