Instrukcja archiwalna wyznacza zasady postępowania w archiwum zakładowym z dokumentacją dotyczącą spraw, które zostały już zakończone. Obejmuje każdy taki materiał, bez względu na to, w jaki sposób go sporządzono, w jakiej postaci jest przechowywany oraz jakie informacje zawiera. Oznacza to, że dotyczy zarówno różnych technik wytwarzania, jak i różnych form dokumentacji. Wyjątek stanowią sytuacje, w których przepisy szczególne przewidują inne zasady.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

Przepis wyjaśnia, że dokumenty przekazane do archiwum zakładowego zmieniają swój status i od tej chwili są traktowane jako zasób tego archiwum. Za przekazanie odpowiadają komórki organizacyjne, które powinny dostarczać dokumentację w terminach ustalonych wspólnie z archiwistą. Oznacza to, że przekazywanie nie odbywa się dowolnie, lecz zgodnie z wcześniej uzgodnionym harmonogramem.

Przepis określa obowiązek kierownika podmiotu w sytuacjach, gdy dokumenty przechowywane w archiwum zakładowym zaginęły albo doszło do włamania do magazynu, jego zalania lub innego zniszczenia. W każdym z tych przypadków kierownik musi zawiadomić także właściwe archiwum państwowe. Oznacza to, że informacja o zdarzeniu nie może pozostać wyłącznie wewnątrz podmiotu, lecz powinna trafić również do wskazanej instytucji.

Skontrum jest sprawdzeniem, czy dokumentacja znajdująca się w archiwum zakładowym odpowiada zapisom w prowadzonych środkach ewidencyjnych. W ramach tej kontroli porównuje się dane z rzeczywistym stanem dokumentacji. Jeżeli pojawią się rozbieżności, należy je ustalić i wyjaśnić. Sprawdzenie powinno również wskazać, czy w dokumentacji występują braki.

Przepis nakłada na archiwistę obowiązek rejestrowania każdego przypadku, gdy dokumentacja jest udostępniana. Ewidencja powinna być prowadzona w sposób przyjęty w danym podmiocie i zawierać datę udostępnienia. Jeżeli dokumentacja opuszcza archiwum zakładowe, zapis należy uzupełnić o datę jej zwrotu. Pozwala to ustalić, kiedy dokumentacja została wydana oraz kiedy wróciła do archiwum.

Dokumentacja spraw, które zostały zakończone, nie staje się od razu dokumentacją archiwum zakładowego. Następuje to po upływie dwóch lat, przy czym termin liczy się od 1 stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy. Przekazanie lub uznanie dokumentacji za archiwalną odbywa się zgodnie z trybem i warunkami określonymi w instrukcji archiwalnej. Oznacza to, że sposób postępowania z dokumentami wynika z dodatkowych zasad tej instrukcji.

Przepis wskazuje, gdzie znajduje się instrukcja regulująca działanie archiwum zakładowego. Jest nią załącznik nr 6 do rozporządzenia. Instrukcja opisuje, jak archiwum ma być zorganizowane, jakie ma zadania i jaki jest zakres jego działalności. Określa także szczegółowo sposób postępowania z dokumentacją znajdującą się w archiwum, porządkując zasady jej obsługi.

Przepis ogranicza dostęp do pomieszczeń archiwum zakładowego. Osoba, która chce do nich wejść, musi przebywać w obecności archiwisty. Oznacza to, że wejście nie może odbywać się samodzielnie ani bez obecności tej osoby. Zasada dotyczy każdego wstępu do pomieszczeń archiwum, niezależnie od tego, kto chce wejść i w jakim celu. Archiwista powinien być obecny podczas całego pobytu w tych pomieszczeniach.

Po zakończeniu sprawy jej akta nie mogą być przechowywane dowolnie. Powinny trafić do archiwum zakładowego i pozostać tam przez okres przewidziany w rozporządzeniu. W tym czasie trzeba je odpowiednio zabezpieczyć, aby osoby postronne nie uzyskały do nich dostępu. Należy również zapewnić ochronę przed ich zagubieniem oraz zniszczeniem. Przepis łączy więc obowiązek przechowywania akt z obowiązkiem ograniczenia dostępu i zapewnienia im bezpieczeństwa.

w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia

Jeżeli sprawa jest prowadzona w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe, ten system pełni wobec jej akt funkcję archiwum zakładowego. Oznacza to, że przepis obejmuje akta takich spraw, a także tytuły wykonawcze zawierające orzeczenia wydane w postępowaniach prowadzonych w tym systemie. Regulacja nie odnosi tej funkcji do wszystkich akt sądowych, lecz tylko do wskazanych w przepisie kategorii dokumentów.

Archiwum zakładowe

Archiwum zakładowe w przepisach

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych8 przepisów

w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia2 przepisy