Archiwum państwowe

Archiwum państwowe to państwowa jednostka organizacyjna powołana do gromadzenia, przejmowania, zabezpieczania, opracowywania i udostępniania materiałów archiwalnych. Termin może oznaczać zarówno konkretną instytucję, na przykład archiwum właściwe dla określonego obszaru, jak i element państwowej sieci archiwalnej wykonujący zadania z zakresu ochrony dziedzictwa dokumentacyjnego.

Do archiwum państwowego trafiają materiały mające trwałą wartość historyczną, dowodową, ustrojową, gospodarczą lub społeczną. Są one kwalifikowane jako dokumentacja archiwalna, zwykle oznaczana kategorią A, w odróżnieniu od dokumentacji niearchiwalnej, oznaczanej kategorią B, która jest przechowywana przez określony czas, a następnie może zostać wybrakowana zgodnie z właściwymi procedurami. Dokumentacja o niejasnej kwalifikacji lub opisie może zostać wyłączona z brakowania do czasu jej rozstrzygnięcia.

Najważniejsze zadania archiwum państwowego obejmują:

• przejmowanie materiałów archiwalnych od podmiotów zobowiązanych do ich przekazywania,
• ich porządkowanie, ewidencjonowanie, konserwację i przechowywanie,
• udostępnianie dokumentów zainteresowanym osobom na zasadach określonych w przepisach,
• nadzorowanie postępowania z dokumentacją w jednostkach publicznych,
• reagowanie na utratę, zniszczenie lub uszkodzenie materiałów archiwalnych.

Przepisy dotyczące archiwów obejmują również dokumenty elektroniczne. Przekazanie elektronicznych materiałów archiwalnych wymaga zachowania ich integralności, czytelności i możliwości odtworzenia. Od archiwum państwowego należy odróżnić archiwum zakładowe, które działa przy urzędzie lub innej jednostce i przechowuje dokumentację przed jej przekazaniem albo wybrakowaniem. Funkcja archiwizacji może występować także w systemach teleinformatycznych, takich jak system prowadzenia elektronicznego dziennika budowy, bez oznaczania tego systemu jako archiwum państwowego.

W przepisach szczególnych termin może odnosić się do materiałów określonego rodzaju, w tym dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej. Archiwum państwowe może być także reorganizowane, likwidowane lub łączone, a jego zadania mogą zostać przejęte przez inną jednostkę. Znaczenie praktyczne archiwum państwowego polega na zapewnieniu trwałego przechowywania dokumentów oraz możliwości ich wykorzystania jako źródła informacji i dowodu.