Przepis określa zasady przenoszenia aktów stanu cywilnego sporządzonych w dotychczasowych księgach stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego. Obowiązek ten dotyczy aktów przechowywanych przez kierownika urzędu stanu cywilnego.

Przeniesienie polega na zamieszczeniu w rejestrze treści aktu z chwili jego sporządzenia, w zakresie wymaganym przez ustawę, a także wzmianek dodatkowych, przypisków i informacji z rubryki „uwagi”. Jest to **czynność materialno-techniczna**, a nie ponowna rejestracja. W dotychczasowej księdze wpisuje się wzmiankę o przeniesieniu, oznaczenie aktu i datę tej czynności. Wzmianka ta nie jest przenoszona do rejestru, a w księdze może ją zamieścić upoważniony pracownik.

Podczas przenoszenia kierownik urzędu stanu cywilnego może z urzędu uzupełnić treść aktu na podstawie dotychczasowych akt zbiorowych, ale tylko wtedy, gdy zawarte w nich informacje nie budzą wątpliwości. Uzupełnienie może obejmować informacje wymagane przez ustawę, których nie wymagano na podstawie wcześniejszych przepisów.

Przepis dopuszcza także zamieszczanie w rejestrze cyfrowych odwzorowań aktów i akt zbiorowych albo opisów tych dokumentów. Do przenoszenia można wykorzystać dane zgromadzone wcześniej w systemie komputerowym. Po wykorzystaniu danych do przeniesienia są one z tego systemu trwale usuwane, a do tego czasu administratorem danych pozostaje kierownik urzędu stanu cywilnego. Jeżeli zaginioną lub zniszczoną księgę zastąpiono wcześniej odpisem, przeniesienie aktu może nastąpić na podstawie tego odpisu. W efekcie dawny akt, z chwilą przeniesienia, uzyskuje status aktu stanu cywilnego w rozumieniu tej ustawy.

Prawo o aktach stanu cywilnego

https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2014/1741/text/U/D20141741Lj.pdf

Przepis określa zasady odtworzenia treści aktu stanu cywilnego, gdy księga stanu cywilnego prowadzona przed wejściem w życie ustawy zaginęła albo została zniszczona. Podstawą wszczęcia procedury jest zaświadczenie o nieposiadaniu księgi, wydawane przez kierownika urzędu stanu cywilnego albo upoważnionego pracownika. Zaświadczenie powinno wskazywać między innymi rodzaj i lata prowadzenia księgi, urząd, w którym była przechowywana, okoliczności jej braku oraz wnioskodawcę.

Odtworzenia można żądać na wniosek osoby, której akt dotyczy, osoby mającej interes prawny, a przy odtworzeniu aktu zgonu także osoby, która wykaże interes faktyczny. Wniosek składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego, natomiast czynności dokonuje kierownik, który sporządził akt albo jest właściwy do przechowywania odpowiedniej księgi. Odtworzenie ma formę czynności materialno-technicznej i polega na wpisaniu treści aktu do rejestru stanu cywilnego wraz z adnotacją o odtworzeniu.

Treść aktu ustala się na podstawie odpisu zupełnego, akt zbiorowych, odpisu księgi, jeżeli został sporządzony, lub innych dokumentów zawierających wymagane dane. Kierownik odmawia, gdy dokumenty nie pozwalają ustalić, czy zdarzenie faktycznie nastąpiło, albo gdy autentyczność dokumentu budzi wątpliwości. Po odtworzeniu wnioskodawca otrzymuje jeden odpis zupełny, uznawany za wydany na wniosek. Jeżeli zachowały się akta zbiorowe, odtworzenie może nastąpić z urzędu, gdy jest niezbędne dla prawidłowej rejestracji. W określonych sprawach stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Przepis określa, czym są akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, co obejmują, w jaki sposób są gromadzone oraz komu i w jakiej formie mogą być wydawane ich dokumenty.

Do akt zbiorowych należą dokumenty będące podstawą sporządzenia aktu stanu cywilnego. Obejmuje to także dokumenty złożone już po sporządzeniu aktu, jeżeli stanowią podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej albo zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego. Akta te są więc zbiorem dokumentów powiązanych z konkretnymi czynnościami lub informacjami ujawnianymi w aktach stanu cywilnego.

W aktach gromadzi się dokumenty, które nie podlegają zwrotowi. Wyjątek dotyczy zagranicznego dokumentu stanu cywilnego. Na wniosek osoby, która go przedłożyła, dokument może zostać wydany po sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.

Przepis reguluje również postać akt zbiorowych. Dokumenty sporządzone elektronicznie są gromadzone w rejestrze stanu cywilnego. Dokumenty papierowe mogą być w nim przechowywane jako odwzorowanie cyfrowe albo może być zamieszczany ich opis.

Dokumenty z akt zbiorowych mogą być wydawane na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny. Mogą mieć postać elektroniczną, odwzorowania cyfrowego poświadczonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kopii lub wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych podpisem własnoręcznym kierownika urzędu stanu cywilnego.

Przepis określa zasady ochrony i przechowywania akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, czyli dokumentów związanych z rejestracją stanu cywilnego. Ich zabezpieczenie ma obejmować ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Akta sporządzone w postaci papierowej przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego, w miejscu zapewniającym ich bezpieczeństwo. Jeżeli jest to potrzebne, poddaje się je konserwacji, co służy zachowaniu ich stanu. Co do zasady dokumenty te pozostają w urzędzie. Ich wyniesienie poza urząd jest dopuszczalne w dwóch sytuacjach: po uzyskaniu zgody wojewody wyrażonej w drodze postanowienia albo w przypadku niebezpieczeństwa zagrażającego aktom.

Przepis przewiduje również wydanie rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, działającego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych. Rozporządzenie ma określić sposób:

1. prowadzenia rejestru stanu cywilnego,
2. oznaczania w nim aktów stanu cywilnego,
3. prowadzenia akt zbiorowych,
4. zabezpieczania papierowych aktów wyniesionych poza urząd w sytuacji, o której mowa w ust. 3.

Przy określaniu tych zasad należy uwzględnić kompletność i przejrzystość danych, sprawne funkcjonowanie rejestru, ochronę danych osobowych oraz szczególny charakter akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. W praktyce przepis wyznacza więc zarówno podstawowe obowiązki ochronne urzędu, jak i ramy szczegółowych procedur dotyczących dokumentów papierowych oraz rejestru.

Przepis określa, jak długo kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, a także kiedy przekazuje je do właściwego archiwum państwowego.

Podstawowy okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu:
- **100 lat** dla aktów urodzenia oraz akt zbiorowych dotyczących aktu urodzenia,
- **80 lat** dla aktów małżeństwa i aktów zgonu oraz akt zbiorowych dotyczących tych aktów.

Termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono akt stanu cywilnego. Oznacza to, że punktem wyjścia nie jest dokładny dzień sporządzenia dokumentu, lecz zakończenie danego roku.

Przepis przewiduje szczególne rozwiązanie dotyczące aktu urodzenia lub aktu małżeństwa. Jeżeli osoba, której dotyczy taki akt, żyje dłużej niż określony okres przechowywania, dokument pozostaje w urzędzie stanu cywilnego aż do sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu albo zarejestrowania informacji o jej zgonie. W takim przypadku sam upływ 100 albo 80 lat nie powoduje jeszcze przekazania aktu do archiwum.

Po upływie właściwego okresu przechowywania, uwzględniającego także opisany wyjątek, kierownik urzędu stanu cywilnego ma **2 lata** na przekazanie aktów oraz akt zbiorowych do właściwego archiwum państwowego. Do czasu przekazania akta zbiorowe są udostępniane na zasadach określonych w art. 26 ust. 4. Przepis porządkuje więc zarówno czas przechowywania dokumentacji w urzędzie, jak i jej dalszy los oraz zasady dostępu w okresie przejściowym.

w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego

https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2015/225/text/O/D20150225.pdf

Akta stanu cywilnego

Akta stanu cywilnego w przepisach

Prawo o aktach stanu cywilnego5 przepisów

w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego4 przepisy