Akta

Akta to uporządkowany zbiór dokumentów i innych materiałów związanych z określoną sprawą, postępowaniem, osobą albo działalnością organu. W polskim prawie termin ten oznacza najczęściej dokumentację urzędową, prowadzoną przez sąd, prokuratora, organ administracji lub inny uprawniony podmiot. Akta mogą mieć postać papierową albo elektroniczną.

W aktach sprawy gromadzi się w szczególności pisma procesowe, protokoły, decyzje i orzeczenia, dokumenty przedstawione przez uczestników, dowody, potwierdzenia doręczeń oraz korespondencję. Akta powinny być kompletne, uporządkowane i zabezpieczone przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem. Nie są one jednak tożsame z samym materiałem dowodowym, ponieważ obejmują także dokumenty dotyczące przebiegu i organizacji postępowania.

Zakres dostępu do akt zależy od rodzaju sprawy i statusu osoby zainteresowanej. Strony, obrońcy, pełnomocnicy lub inne uprawnione osoby mogą mieć prawo do przeglądania akt, otrzymywania odpisów, kopii albo poświadczonych wyciągów. Dostęp może podlegać ograniczeniom ze względu na ochronę informacji niejawnych, prywatności, bezpieczeństwa państwa, dobra postępowania lub praw innych osób.

Pojęcie akt występuje w wielu dziedzinach prawa, między innymi w postępowaniu karnym, cywilnym, administracyjnym i upadłościowym. Szczególnym rodzajem są akta księgi wieczystej, do których dołącza się dokumenty dotyczące nieruchomości i praw ujawnianych w księdze. W postępowaniu upadłościowym prowadzi się akta sprawy oraz, w określonych sytuacjach, odrębny zbiór dokumentów. Termin może też oznaczać dokumentację służbową, osobową lub związaną z działalnością organu.

Po zakończeniu sprawy akta podlegają przechowywaniu przez ustalony okres. Następnie mogą zostać przekazane do archiwum albo przeznaczone do zniszczenia, zgodnie z właściwymi zasadami archiwizowania. Akta pełnią więc funkcję dowodową, informacyjną i kontrolną, a także pozwalają odtworzyć przebieg postępowania i wykonywanie czynności przez właściwe organy.