Administrator danych

Administrator danych to osoba fizyczna, osoba prawna, organ publiczny albo inna jednostka, która samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. O tym, kto pełni tę funkcję, decyduje przede wszystkim rzeczywisty wpływ na to, po co dane są zbierane, jak są wykorzystywane, komu mogą być udostępniane i jak długo są przechowywane. Administratorem nie jest więc wyłącznie podmiot, który prowadzi system informatyczny lub wykonuje czynności techniczne.

Administrator danych odpowiada za zgodność przetwarzania z prawem oraz za organizacyjne i techniczne zabezpieczenie danych. Do jego zadań należy między innymi określenie zakresu przetwarzanych informacji, zapewnienie ich prawidłowości i aktualności, ograniczenie dostępu do osób upoważnionych oraz realizacja praw osób, których dane dotyczą. Powinien także móc wykazać, że dane są przetwarzane w sposób zgodny z obowiązującymi zasadami.

W praktyce wyróżnia się administratora działającego samodzielnie oraz współadministratorów, którzy wspólnie określają cele i sposoby przetwarzania. Administrator może powierzyć wykonywanie określonych operacji innemu podmiotowi, zwanemu podmiotem przetwarzającym, ale samo powierzenie czynności technicznych nie powoduje automatycznego przeniesienia odpowiedzialności za ustalenie celów przetwarzania.

Termin występuje w wielu dziedzinach prawa. Administratorem może być organ publiczny prowadzący rejestr lub system teleinformatyczny, minister odpowiedzialny za centralną ewidencję, organ nadzoru budowlanego, gminna komisja albo inna jednostka wskazana w przepisach. Takie określenie podmiotu porządkuje odpowiedzialność za dane gromadzone w rejestrach, ewidencjach, systemach ochrony zdrowia, postępowaniach administracyjnych i innych systemach publicznych. W przepisach szczególnych administrator może być również wskazany w związku z obowiązkiem wyjaśniania niezgodności danych, ich usuwania, ochrony albo udostępniania. Terminu tego nie należy utożsamiać z administratorem systemu informatycznego, który może odpowiadać jedynie za jego utrzymanie lub obsługę.