Administrator

Administrator to podmiot odpowiedzialny za określenie, w jakim celu i w jaki sposób są przetwarzane dane osobowe. W ustawie „Ochrona danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości” pojęcie to odnosi się przede wszystkim do właściwego organu, który samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych albo podejmuje te decyzje wspólnie z innym właściwym organem lub z innymi właściwymi organami.

Definicja obejmuje również sytuacje, w których administrator nie wynika bezpośrednio z samodzielnej decyzji organu. Administratorem może być podmiot wskazany w ustawie, jeżeli sama ustawa określa cele i sposoby przetwarzania danych. Taką funkcję może też wskazywać prawo Unii Europejskiej albo prawo państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Dopuszczalne jest również wyznaczenie administratora na podstawie kryteriów określonych w prawie tego państwa.

Najważniejsze elementy pojęcia to:

• istnienie właściwego organu albo innego podmiotu wskazanego przez przepisy,
• wpływ na cele przetwarzania danych osobowych,
• wpływ na sposoby przetwarzania danych,
• możliwość samodzielnego działania albo współdecydowania z innymi organami,
• wskazanie administratora bezpośrednio w przepisach lub wyznaczenie go według określonych kryteriów.

W tej dziedzinie administrator jest podmiotem, któremu można przypisać odpowiedzialność za organizację przetwarzania danych w ramach zadań związanych z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Ustalenie, kto ma taki status, ma znaczenie praktyczne, ponieważ pozwala wskazać podmiot właściwy do podejmowania decyzji dotyczących danych oraz do wykonywania obowiązków związanych z ich przetwarzaniem. Jeżeli za przetwarzanie odpowiada kilka organów, definicja uwzględnia także wspólne ustalanie celów i sposobów działania.

Hasło „administrator” występuje również w przepisach dotyczących innych rejestrów, baz i systemów teleinformatycznych. Może tam oznaczać podmiot odpowiedzialny za określony system lub bazę, uczestniczyć w przekazywaniu danych między podmiotami wykonującymi swoje zadania albo wiązać się z obowiązkami dotyczącymi aktualizowania, przechowywania i gromadzenia informacji.