Art. 38. Rejestry czynności i spraw oraz przetwarzanie danych

1. Konsul prowadzi rejestry czynności i rejestry spraw, a także inne rejestry lub ewidencje określone w przepisach odrębnych, oraz przetwarza dane osobowe umieszczone w tych rejestrach i ewidencjach.

2. Rejestry i ewidencje, o których mowa w ust. 1, są prowadzone w systemie teleinformatycznym. W uzasadnionych przypadkach mogą być prowadzone w postaci papierowej.

3. Dane cudzoziemców zawarte w prowadzonych przez konsula rejestrach spraw dotyczących wiz i zezwoleń na przekraczanie granicy w ramach małego ruchu granicznego udostępnia się Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Policji, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego i Straży Granicznej w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań.

Komentarz do Art. 38.

Przepis określa podstawowe zasady prowadzenia przez konsula rejestrów i ewidencji oraz przetwarzania danych znajdujących się w tych zbiorach. Konsul ma obowiązek prowadzić rejestry czynności i rejestry spraw, a także inne rejestry lub ewidencje, jeżeli obowiązek ich prowadzenia wynika z przepisów odrębnych. W związku z tym może również przetwarzać dane osobowe umieszczone w tych rejestrach i ewidencjach.

Co do zasady rejestry i ewidencje są prowadzone w systemie teleinformatycznym. Przepis dopuszcza jednak prowadzenie ich w postaci papierowej, jeżeli wystąpią uzasadnione przypadki. Nie oznacza to dowolności w wyborze formy, lecz wyjątek od podstawowej zasady elektronicznego prowadzenia dokumentacji.

Szczególne rozwiązanie dotyczy danych cudzoziemców zawartych w rejestrach spraw odnoszących się do wiz oraz zezwoleń na przekraczanie granicy w ramach małego ruchu granicznego. Dane te udostępnia się Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Policji, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego i Straży Granicznej. Udostępnienie następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ustawowych zadań tych podmiotów. Praktyczne znaczenie przepisu polega więc na ustaleniu zarówno organizacyjnych zasad prowadzenia konsularnej dokumentacji, jak i kręgu podmiotów uprawnionych do uzyskania określonych danych.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt wydany przez SEJM, Dziennik Ustaw z 2015 r. poz. 1274.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 37a.Art. 39.