Art. 75s. Przechowywanie dokumentacji procedur należytej staranności

Dokumentację zgromadzoną do celów realizacji procedur należytej staranności raportujący operator platformy jest obowiązany przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin przekazania informacji o sprzedawcach.

Komentarz do Art. 75s.

Przepis określa obowiązek przechowywania dokumentacji zgromadzonej w związku z realizacją procedur należytej staranności. Obowiązek ten dotyczy raportującego operatora platformy, a więc podmiotu, na którym spoczywa raportowanie informacji o sprzedawcach. Regulacja wskazuje zarówno przedmiot przechowywania, jak i czas jego trwania.

Dokumentacja podlegająca zachowaniu to dokumentacja zgromadzona do celów realizacji procedur należytej staranności. Przepis nie określa jej dodatkowego katalogu ani formy, lecz wiąże obowiązek przechowywania z jej funkcją, czyli wykorzystaniem przy wykonywaniu tych procedur. Okres przechowywania wynosi 5 lat.

Początek tego okresu ustala się nie od dnia sporządzenia dokumentacji ani od dnia zakończenia procedury. Należy go liczyć od końca roku, w którym upłynął termin przekazania informacji o sprzedawcach. Oznacza to, że dla ustalenia końca obowiązku konieczne jest najpierw określenie roku, w którym upłynął termin przekazania tych informacji, a następnie przyjęcie końca tego roku jako punktu początkowego pięcioletniego okresu.

Znaczenie praktyczne przepisu polega na powiązaniu czasu archiwizacji z terminem przekazania informacji, a nie z indywidualną datą powstania poszczególnych dokumentów. Raportujący operator platformy powinien zatem zachować dokumentację przez wskazany okres, aby wypełnić ustawowy obowiązek jej przechowywania. Przepis wyznacza minimalny czas retencji, nie regulując innych kwestii organizacyjnych związanych z przechowywaniem.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt wydany przez SEJM, Dziennik Ustaw z 2017 r. poz. 648.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 75r.Art. 75t.