Art. 13a. Przechowywanie dokumentacji postępowania i umowy koncesji

Zamawiający przechowuje dokumentację postępowania, w tym umowę koncesji, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o zawarcie umowy koncesji, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność. Jeżeli czas trwania umowy koncesji przekracza 5 lat, zamawiający przechowuje umowę przez cały czas jej trwania.

Komentarz do Art. 13a.

Przepis określa obowiązek zamawiającego dotyczący przechowywania dokumentacji postępowania o zawarcie umowy koncesji. Dokumentacja obejmuje całość materiałów związanych z postępowaniem, a w szczególności samą umowę koncesji. Obowiązek nie ogranicza się więc wyłącznie do zachowania treści zawartej umowy.

Podstawowy okres przechowywania wynosi 5 lat od dnia zakończenia postępowania o zawarcie umowy koncesji. Początek tego okresu wyznacza zakończenie postępowania, a nie inny moment związany z wykonywaniem umowy. Przez cały wskazany czas zamawiający powinien przechowywać dokumentację w sposób gwarantujący jej nienaruszalność. Oznacza to, że dokumentacja ma pozostać zachowana w całości i bez zmian.

Przepis przewiduje szczególną zasadę dla umów koncesji trwających dłużej niż 5 lat. W takim przypadku sama umowa koncesji musi być przechowywana przez cały okres jej trwania. Jeżeli więc czas obowiązywania umowy wykracza poza podstawowy pięcioletni okres, przechowywanie umowy trwa co najmniej do końca tego okresu obowiązywania. Regulacja wyznacza tym samym minimalny czas zachowania dokumentacji i umowy oraz wskazuje wymóg dotyczący ich integralności. Dla zamawiającego oznacza to konieczność zapewnienia takiego sposobu przechowywania, który pozwoli zachować dokumentację przez wymagany okres, a w przypadku dłuższej umowy, także przez cały czas jej trwania.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt wydany przez SEJM, Dziennik Ustaw z 2016 r. poz. 1920.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

dokumenty

umowy

Art. 13.Art. 14.