Art. 7a. Elektroniczna i papierowa forma dokumentów

Ilekroć w ustawie jest mowa o obowiązku przekazywania, przedkładania, składania, sporządzania lub dołączania dokumentów, informacji, planów, sprawozdań, raportów lub wniosków na piśmie utrwalonym w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, wymóg ten należy uznać za spełniony, jeżeli:

1) do pisma utrwalonego w postaci papierowej zostanie dołączona postać elektroniczna tego pisma umożliwiająca przetwarzanie zawartych w nim danych albo

2) pismo utrwalone w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym będzie miało formę umożliwiającą przetwarzanie zawartych w nim danych.

Komentarz do Art. 7a.

Przepis określa, kiedy wymóg przekazywania, przedkładania, składania, sporządzania lub dołączania dokumentów i innych wskazanych materiałów w dwóch postaciach, papierowej i elektronicznej, uznaje się za spełniony. Dotyczy to dokumentów, informacji, planów, sprawozdań, raportów oraz wniosków.

Wymóg może zostać spełniony na dwa sposoby:

do pisma utrwalonego w postaci papierowej należy dołączyć jego postać elektroniczną, która umożliwia przetwarzanie zawartych w nim danych;
pismo utrwalone w postaci elektronicznej musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym oraz mieć formę umożliwiającą przetwarzanie zawartych w nim danych.

Znaczenie ma więc nie samo istnienie wersji elektronicznej, lecz także jej techniczna użyteczność do przetwarzania danych. W pierwszym wariancie podstawą jest pismo papierowe, któremu towarzyszy odpowiednia postać elektroniczna. W drugim wariancie dokument jest sporządzony elektronicznie, ale musi być właściwie podpisany i zapisany w formie pozwalającej na przetwarzanie danych.

Przepis porządkuje sposób realizacji obowiązków dokumentowych, gdy ustawa wymaga jednocześnie postaci papierowej i elektronicznej. Wskazuje konkretne warunki, po których spełnieniu nie jest konieczne traktowanie tych wymogów jako niezależnych, dodatkowych czynności. Centralne znaczenie mają zatem: dołączenie postaci elektronicznej do pisma papierowego albo zastosowanie właściwego podpisu przy piśmie elektronicznym, a w obu przypadkach także możliwość przetwarzania zawartych danych.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt wydany przez SEJM, Dziennik Ustaw z 2015 r. poz. 1223.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 7.Art. 8.