Art. 139. Sporządzanie i potwierdzanie dokumentów kontroli

1. Informacje pisemne sporządzane przez kontrolowaną instytucję obowiązaną na potrzeby przeprowadzanej kontroli są podpisywane przez osoby upoważnione do ich sporządzenia. W przypadku odmowy ich podpisania kontroler sporządza stosowną adnotację w protokole przekazania materiałów.

2. Zgodność z oryginałem kopii dokumentów potwierdza osoba upoważniona do reprezentowania kontrolowanej instytucji obowiązanej.

3. Potwierdzenie, o którym mowa w ust. 2, zawiera klauzulę „za zgodność z oryginałem” i podpis osoby dokonującej potwierdzenia. Zgodność z oryginałem kopii danych umieszczonych w systemach informatycznych lub kopii danych utrwalonych na nośnikach informacji innych niż dokumenty potwierdza się na piśmie, ze wskazaniem zawartości nośnika oraz jego rodzaju.

Komentarz do Art. 139.

Przepis określa formalne zasady przygotowywania i potwierdzania materiałów przekazywanych przez kontrolowaną instytucję obowiązaną na potrzeby kontroli. Dotyczy zarówno informacji pisemnych sporządzanych specjalnie w związku z kontrolą, jak i kopii dokumentów oraz danych zapisanych w systemach informatycznych lub na innych nośnikach informacji.

Informacje pisemne mogą być podpisywane wyłącznie przez osoby upoważnione do ich sporządzenia. Jeżeli osoba upoważniona odmówi podpisania informacji, kontroler odnotowuje ten fakt w protokole przekazania materiałów. Przepis nie przewiduje pominięcia takiej odmowy, lecz wskazuje sposób jej formalnego udokumentowania.

Kopie dokumentów wymagają potwierdzenia zgodności z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania kontrolowanej instytucji obowiązanej. Potwierdzenie musi zawierać klauzulę „za zgodność z oryginałem” oraz podpis osoby, która go dokonuje. Samo sporządzenie kopii nie zastępuje więc potwierdzenia dokonanego przez właściwie umocowaną osobę.

Odrębnie uregulowano kopie danych umieszczonych w systemach informatycznych oraz kopie danych utrwalonych na nośnikach informacji innych niż dokumenty. Ich zgodność z oryginałem potwierdza się na piśmie, wskazując jednocześnie zawartość nośnika i jego rodzaj. W praktyce przepis porządkuje sposób identyfikacji osób odpowiedzialnych za materiały oraz określa, jakie elementy muszą towarzyszyć przekazywanym kopiom i informacjom, aby ich pochodzenie i zgodność mogły zostać formalnie potwierdzone.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt wydany przez SEJM, Dziennik Ustaw z 2018 r. poz. 723.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 138.Art. 140.