Art. 172. Adnotacja w aktach sprawy

Czynności komisji orzekającej, a także inne zdarzenia mające znaczenie dla postępowania, z których nie sporządza się protokołu, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez osobę, która dokonywała tych czynności.

Komentarz do Art. 172.

Przepis określa sposób utrwalania w aktach postępowania tych czynności komisji orzekającej oraz innych zdarzeń, które mają znaczenie dla postępowania, ale nie sporządza się z nich protokołu. W takich przypadkach właściwą formą dokumentacji jest adnotacja zamieszczona w aktach.

Kluczowe znaczenie mają trzy elementy:

przedmiot utrwalenia, czyli czynności komisji orzekającej oraz inne istotne dla postępowania zdarzenia,
forma, w jakiej informacja ma zostać utrwalona, czyli adnotacja w aktach,
podpis osoby, która dokonywała danych czynności.

Podpis nie jest więc elementem przypadkowym. Łączy adnotację z osobą, która wykonała czynność, a tym samym wskazuje jej autora. Przepis wymaga również, aby adnotacja znalazła się w aktach, dzięki czemu informacja o czynności lub zdarzeniu zostaje zachowana w dokumentacji postępowania.

Regulacja dotyczy sytuacji, w których protokół nie jest sporządzany. Nie oznacza to jednak braku utrwalenia informacji. Zamiast protokołu stosuje się wtedy krótszą formę dokumentowania, ale musi ona spełniać wskazane wymagania: zostać ujęta w aktach i podpisana przez osobę dokonującą czynności. W praktyce przepis porządkuje sposób dokumentowania przebiegu postępowania oraz pozwala ustalić, kto odpowiada za sporządzenie danej adnotacji.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2025 r. poz. 1484.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 171.Art. 173.