Art. 29. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1. Podmiot prawny:

1) prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych;

2) jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

2. Podmiot prawny może upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 lub 3, do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

3. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

4. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Komentarz do Art. 29.

Przepis określa zasady prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych przez podmiot prawny oraz zakres informacji, które powinny się w nim znaleźć. Podmiot prawny prowadzi rejestr i jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze. Może jednak upoważnić do jego prowadzenia wewnętrzną jednostkę organizacyjną albo osobę, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 lub 3. Upoważnienie nie zmienia tego, że rejestr dotyczy zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego.

Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego. Oznacza to, że rejestr służy dokumentowaniu konkretnych zgłoszeń i dalszych działań podejmowanych w związku z nimi. Powinien obejmować:

numer zgłoszenia i przedmiot naruszenia prawa,
dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, w zakresie niezbędnym do ich identyfikacji,
adres do kontaktu sygnalisty,
datę dokonania zgłoszenia,
informację o podjętych działaniach następczych,
datę zakończenia sprawy.

Regulacja łączy więc funkcję ewidencyjną z dokumentowaniem przebiegu sprawy, od jej zgłoszenia, przez podjęte działania następcze, aż do jej zakończenia. W praktyce pozwala to uporządkować informacje o zgłoszeniach oraz wskazać, jakie czynności zostały podjęte i kiedy sprawa została zamknięta. Przepis określa także czas przechowywania danych osobowych i pozostałych informacji w rejestrze. Są one przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, albo po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2024 r. poz. 928.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 28.Art. 30.