Art. 16. Weryfikacja i usuwanie zbędnych danych osobowych

1. Administrator dokonuje weryfikacji danych osobowych w terminach określonych przez przepisy szczególne, regulujące działania właściwego organu, a jeżeli przepisy te nie określają terminu – nie rzadziej niż co 10 lat od dnia zebrania, uzyskania, pobrania lub aktualizacji danych.

2. Weryfikacja dokonywana jest w celu ustalenia, czy istnieją dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Zbędne dane usuwa się, z zastrzeżeniem art. 17.

Komentarz do Art. 16.

Przepis określa obowiązek okresowej weryfikacji danych osobowych przez administratora. Jej celem jest ustalenie, czy w zbiorze nadal znajdują się dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Regulacja łączy częstotliwość tej czynności z przepisami szczególnymi dotyczącymi działań właściwego organu.

Jeżeli przepisy szczególne wskazują termin weryfikacji, administrator dokonuje jej w tym terminie. W przypadku braku takiego terminu weryfikacja musi odbywać się nie rzadziej niż co 10 lat. Okres ten liczy się od dnia, w którym dane zostały zebrane, uzyskane, pobrane lub zaktualizowane. Oznacza to, że dla poszczególnych danych początek biegu tego okresu może być związany z różnymi zdarzeniami, zależnie od sposobu ich pozyskania albo późniejszej aktualizacji.

Weryfikacja ma prowadzić do wyodrębnienia danych zbędnych z punktu widzenia dalszego przechowywania. Takie dane podlegają usunięciu, jednak przepis wprowadza zastrzeżenie dotyczące art. 17. Samo przeprowadzenie weryfikacji nie oznacza więc usunięcia wszystkich sprawdzanych danych. Usunięciu podlegają tylko te, których dalsze przechowywanie zostało uznane za zbędne, z uwzględnieniem ograniczenia wynikającego z przywołanego przepisu.

W praktyce art. 16 ustanawia mechanizm okresowego porządkowania danych i wiąże administratora z obowiązkiem kontroli ich dalszej przydatności. Znaczenie ma zarówno zachowanie właściwego terminu weryfikacji, jak i dokonanie oceny, które dane nie powinny być już przechowywane.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt wydany przez SEJM, Dziennik Ustaw z 2019 r. poz. 125.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 15.Art. 17.