Art. 34a. Potwierdzenie zgodności z oryginałem

1. Wyjaśnienia, informacje i zestawienia pisemne sporządzane przez kontrolowanego na potrzeby przeprowadzanej kontroli powinny być podpisane przez osoby upoważnione do ich sporządzenia. W przypadku odmowy ich podpisania kontroler sporządza stosowną adnotację na protokole przekazania materiałów.

2. Zgodność z oryginałem kopii dokumentów potwierdza osoba uprawniona do reprezentowania kontrolowanego lub pozostająca z kontrolowanym w stosunku pracy.

3. Potwierdzenie, o którym mowa w ust. 2, zawiera klauzulę „za zgodność z oryginałem” i podpis osoby dokonującej potwierdzenia. Zgodność danych z oryginalnymi danymi umieszczonymi w systemach informatycznych lub danych utrwalonych na nośnikach informacji potwierdza się na piśmie, ze wskazaniem zawartości nośnika oraz jego rodzaju.

Komentarz do Art. 34a.

Przepis określa zasady przygotowywania i potwierdzania materiałów przekazywanych na potrzeby kontroli. Dotyczy wyjaśnień, informacji, zestawień pisemnych, kopii dokumentów oraz danych pochodzących z systemów informatycznych lub utrwalonych na nośnikach informacji.

Wyjaśnienia, informacje i zestawienia sporządzane przez kontrolowanego muszą być podpisane przez osoby upoważnione do ich sporządzenia. Jeżeli osoba zobowiązana odmawia podpisania tych materiałów, kontroler odnotowuje ten fakt na protokole przekazania materiałów. Przepis nie przewiduje w tym przypadku zastępczego podpisania dokumentów przez kontrolera, lecz wskazuje sposób udokumentowania odmowy.

Kopie dokumentów wymagają potwierdzenia ich zgodności z oryginałem. Potwierdzenia może dokonać osoba uprawniona do reprezentowania kontrolowanego albo osoba pozostająca z nim w stosunku pracy. Takie potwierdzenie musi zawierać klauzulę „za zgodność z oryginałem” oraz podpis osoby, która go dokonała.

Odrębnie uregulowano potwierdzanie zgodności danych z oryginalnymi danymi znajdującymi się w systemach informatycznych lub utrwalonymi na nośnikach informacji. Potwierdzenie następuje na piśmie i powinno wskazywać zarówno zawartość nośnika, jak i jego rodzaj. W praktyce przepis porządkuje więc wymagania dotyczące autentyczności i formalnej kompletności materiałów przedstawianych podczas kontroli, a także określa, kto może potwierdzać kopie i jakie elementy musi zawierać takie potwierdzenie.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2024 r. poz. 1161.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 34.Art. 34b.