Rozdział 2. Zasady i sposób przetwarzania danych osobowych
Rozdział 2
Zasady i sposób przetwarzania danych osobowych
1. Dane o osobach, o których mowa w art. 1 ust. 2, oraz dane o podmiotach zbiorowych, o których mowa w art. 1 ust. 3, gromadzone są w kartotekach stanowiących zbiory ewidencyjne dokumentów lub w bazie danych systemu teleinformatycznego.
2. Dane przekazywane do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego mogą nie być gromadzone w kartotekach stanowiących zbiory ewidencyjne dokumentów.
3. Dane gromadzone zarówno w kartotekach stanowiących zbiory ewidencyjne dokumentów, jak i w bazie danych systemu teleinformatycznego, są tożsame.
1. Dokumentami, na podstawie których przetwarza się dane osobowe lub dane o podmiotach zbiorowych, są:
1) karta rejestracyjna;
2) zawiadomienie o zmianach ewidencyjnych, zwane dalej "zawiadomieniem";
3) zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego;
4) zawiadomienie o skazaniu osoby przez sąd państwa obcego, o późniejszych zmianach dotyczących skazania, o usunięciu skazania oraz informacje związane z tym skazaniem.
2. Kartę rejestracyjną sporządza sąd pierwszej instancji niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia wydanego wobec osoby, o której mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1-7, lub wobec podmiotu zbiorowego, o którym mowa w art. 1 ust. 3.
3. Zawiadomienie jest sporządzane przez:
1) organ wykonujący orzeczenie w postępowaniu karnym w sprawach o przestępstwa i przestępstwa skarbowe oraz w sprawach nieletnich;
2) sąd orzekający o tymczasowym aresztowaniu wykonywanym w zakładzie leczniczym lub umieszczeniu nieletniego w schronisku dla nieletnich;
3) sąd wydający postanowienie o poszukiwaniu listem gończym;
4) prokuratora wydającego postanowienie o poszukiwaniu listem gończym lub o uchyleniu tymczasowego aresztowania.
4. Zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego sporządza organ wykonujący orzeczenie w postępowaniu karnym w sprawach o przestępstwa i przestępstwa skarbowe.
5. Zawiadomienie o skazaniu osoby przez sąd państwa obcego, o późniejszych zmianach dotyczących skazania, o usunięciu skazania oraz informacje związane z tym skazaniem sporządza i przesyła właściwy organ państwa obcego.
6. (uchylony)
1. W karcie rejestracyjnej dotyczącej osoby umieszcza się:
1) dane identyfikujące osobę - nazwisko, w tym także przybrane, imiona, nazwisko rodowe, płeć, datę i miejsce urodzenia, państwo urodzenia, imiona rodziców, obywatelstwo lub obywatelstwa, nazwisko rodowe matki, miejsce zamieszkania, zawód wyuczony i wykonywany, informacje o wykonywaniu funkcji posła, senatora lub posła do Parlamentu Europejskiego, a także numer identyfikacyjny Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności, zwany dalej "numerem PESEL", oraz numer i serię dowodu tożsamości;
2) oznaczenie organu, który wydał orzeczenie, oraz sygnaturę akt sprawy;
3) datę wydania oraz uprawomocnienia się orzeczenia;
4) datę i miejsce popełnienia czynu zabronionego, będącego przedmiotem postępowania;
5) kwalifikację prawną czynu zabronionego przyjętą w orzeczeniu;
5a) informację, że pokrzywdzonym był małoletni poniżej lat 15 - w przypadku skazania za przestępstwo przeciwko wolności seksualnej i obyczajności na karę pozbawienia wolności bez warunkowego zawieszenia jej wykonania;
5b) informację o wieku małoletniego pokrzywdzonego w czasie czynu, jeśli w kwalifikacji prawnej przyjętej w orzeczeniu powołano przepis, o którym mowa w rozdziale XXV Kodeksu karnego, z wyjątkiem wyłączeń, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym;
5c) informację o wyłączeniu przez sąd zamieszczenia danych o osobie w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym lub publicznym, o którym mowa w ustawie z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym;
5d) informację, czy orzeczenie podlega zamieszczeniu w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, jeśli w kwalifikacji prawnej przyjętej w orzeczeniu powołano art. 202 § 3 lub art. 202 § 4b Kodeksu karnego;
5e) informację, czy czyn zabroniony stanowi przestępstwo o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 115 § 20 Kodeksu karnego, albo przestępstwo mające na celu popełnienie przestępstwa o charakterze terrorystycznym, albo przestępstwo finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 165a Kodeksu karnego;
6) informacje o orzeczonych karach, warunkowym umorzeniu postępowania, środkach karnych, kompensacyjnych, zabezpieczających, wychowawczych, środku leczniczym, środku poprawczym, przepadku, okresie próby, dozorze kuratora i nałożonych obowiązkach oraz podstawę prawną ich orzeczenia;
6a) informację, że osoba jest upoważniona do reprezentowania podmiotu zbiorowego, podejmowania w jego imieniu decyzji lub sprawowania nadzoru nad jego działalnością, jeśli czyn zabroniony został popełniony na szkodę interesów finansowych Wspólnot Europejskich;
6b) informację, że czyn zabroniony popełniony przez przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną został popełniony na szkodę interesów finansowych Wspólnot Europejskich;
6c) informację o przejęciu do wykonania kary orzeczonej przez właściwy organ sądowy państwa członkowskiego Unii Europejskiej, w tym oznaczenie organu, który wydał orzeczenie, państwa wydania orzeczenia, sygnaturę akt sprawy oraz datę wydania orzeczenia;
7) nazwisko, imię, stanowisko oraz podpis osoby sporządzającej.
1a. W karcie rejestracyjnej dotyczącej osoby, o której mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1–3, 5 i 6, w przypadku gdy orzeczenie wydał sąd karny, będącej obywatelem państwa trzeciego lub obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, która posiada także co najmniej jedno obywatelstwo państwa trzeciego, zamieszcza się numer rejestracyjny zbioru automatycznie przetwarzającego dane daktyloskopijne, o którym mowa w art. 21h ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2025 r. poz. 636, 718 i 1366 oraz z 2026 r. poz. 187 i 421), albo informację o niemożności jego ustalenia.
1b. W karcie rejestracyjnej dotyczącej podmiotu zbiorowego umieszcza się:
1) oznaczenie podmiotu zbiorowego oraz jego siedziby;
2) oznaczenie sądu, który wydał wyrok, oraz sygnaturę akt sprawy;
3) datę wydania oraz uprawomocnienia się wyroku;
4) orzeczoną karę pieniężną, przepadek, zakaz oraz podanie wyroku do publicznej wiadomości;
5) kwalifikację prawną czynu zabronionego osoby fizycznej stanowiącego podstawę odpowiedzialności podmiotu zbiorowego;
6) informację, że czyn zabroniony osoby fizycznej stanowiący podstawę odpowiedzialności podmiotu zbiorowego został popełniony na szkodę interesów finansowych Wspólnot Europejskich;
7) nazwisko, imię, stanowisko oraz podpis osoby sporządzającej.
1c. Karty rejestracyjne przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się zaawansowanym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem wystawianym przez Ministra Sprawiedliwości.
2. Zawiadomienie zawiera nazwisko, w tym także przybrane, imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, obywatelstwo lub obywatelstwa albo informację o tym, że osoba jest bezpaństwowcem albo jej obywatelstwo jest nieznane, nazwisko rodowe matki, miejsce zamieszkania, numer PESEL, a także nazwisko, imię, stanowisko i podpis osoby sporządzającej oraz informacje o:
2a. Zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego zawiera dane, o których mowa w ust. 1b pkt 1, 2 i 7, oraz informacje o:
1) wykonaniu kary pieniężnej, przepadków, zakazów oraz podania wyroku do publicznej wiadomości, o których mowa w art. 7 , 8 i 9 ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary;
2) zatarciu orzeczenia stwierdzającego odpowiedzialność podmiotu zbiorowego za czyn zabroniony pod groźbą kary;
3) likwidacji podmiotu zbiorowego, którego dane zgromadzono w Rejestrze.
2b. Informacja o wyroku skazującym przekazywana organom centralnym państw członkowskich Unii Europejskiej przez biuro informacyjne zawiera dane określone w ust. 1 pkt 1–5b i 6–6b, chyba że w poszczególnym przypadku nie są one znane.
2c. Informacja o zastosowaniu późniejszych środków przekazywana organom centralnym państw członkowskich Unii Europejskiej zawiera dane określone w ust. 1 pkt 1–5b i 6–6b oraz w ust. 2 pkt 4-6, 8-12, 14, 15, 17 i 26-33 oraz dane o uchyleniu, zakończeniu lub wykonaniu środków zabezpieczających. Dane określone w ust. 2 pkt 18-25b umieszcza się w informacji, jeżeli środek wychowawczy, leczniczy lub poprawczy został orzeczony przez sąd karny.
2d. Zawiadomienia, o których mowa w art. 11 ust. 1 pkt 2 i 3, przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się zaawansowanym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem wystawianym przez Ministra Sprawiedliwości.
2e. (uchylony)
3. Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowość informacji umieszczanych na podstawie ust. 1-2a w karcie rejestracyjnej i w zawiadomieniu, uwzględniając zakres danych zawartych w Rejestrze oraz konieczność zapewnienia niezwłocznej ich aktualizacji.
4. Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia: - mając na uwadze konieczność zapewnienia zgodności używanych formatów i innych parametrów technicznych tej aplikacji z wymogami systemu teleinformatycznego Krajowego Rejestru Karnego, zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych oraz konieczność zapewnienia poufności tworzenia i wydawania zaświadczenia certyfikacyjnego.
1) wymogi techniczne, jakie musi spełniać aplikacja do przesyłania kart rejestracyjnych i zawiadomień za pośrednictwem systemu teleinformatycznego,
2) tryb przyznawania, zmieniania i wycofywania oraz sposób weryfikacji podpisu elektronicznego do podpisywania kart rejestracyjnych i zawiadomień za pośrednictwem systemu teleinformatycznego
Art. 12a. (uchylony)
Art. 12b. Gromadzenie w Rejestrze danych z zawiadomień o skazaniu przez sąd państwa obcego
Dane zawarte w zawiadomieniach, o których mowa w art. 11 ust. 1 pkt 4, podlegają gromadzeniu w Rejestrze, z wyjątkiem danych o odciskach linii papilarnych i wizerunku twarzy.
1. Biuro informacyjne przetwarza dane o odciskach linii papilarnych osób, o których mowa w art. 2 rozporządzenia 2019/816, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z udziałem Rzeczypospolitej Polskiej w systemie ECRIS-TCN.
2. Dane, o których mowa w ust. 1, biuro informacyjne pozyskuje ze zbioru danych daktyloskopijnych, o którym mowa w art. 21h ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji.
3. Dane, o których mowa w ust. 1, nie podlegają gromadzeniu w Rejestrze.
4. Minister Sprawiedliwości w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych określi, w drodze rozporządzenia, tryb i sposób pozyskiwania danych o odciskach linii papilarnych ze zbioru danych daktyloskopijnych, o którym mowa w art. 21h ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji, mając na względzie szybkość pozyskiwania danych i konieczność zapewnienia bezpieczeństwa ich pozyskiwania.
Art. 13. Kartoteki prowadzone w Rejestrze
W Rejestrze prowadzi się wyodrębnione kartoteki:
1) kart rejestracyjnych i zawiadomień, zawierających informacje o osobach odpowiadających na zasadach określonych w Kodeksie karnym, Kodeksie karnym skarbowym i Kodeksie wykroczeń, oraz zawiadomień o skazaniu osoby przez sąd państwa obcego, o późniejszych zmianach dotyczących skazania i informacjach związanych z tym skazaniem;
2) kart rejestracyjnych i zawiadomień, zawierających informacje o nieletnich, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich;
3) zawiadomień zawierających informacje o osobach pozbawionych wolności oraz osobach poszukiwanych listem gończym;
4) kart rejestracyjnych i zawiadomień, zawierających informacje o podmiotach zbiorowych podlegających odpowiedzialności na podstawie przepisów ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.
1. Dane osobowe osób, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1, 3 i 7, oraz dane o podmiotach zbiorowych, o których mowa w art. 1 ust. 3, usuwa się z Rejestru, jeżeli z mocy prawa skazanie uległo zatarciu, a ponadto po otrzymaniu zawiadomienia o:
1) zarządzeniu zatarcia skazania przez sąd, na podstawie art. 107 § 2 oraz art. 337 Kodeksu karnego;
2) zatarciu skazania w drodze ułaskawienia lub na podstawie amnestii;
3) przywróceniu terminu do zaskarżenia orzeczenia odnotowanego w Rejestrze albo uchyleniu takiego orzeczenia w wyniku kasacji lub wznowienia postępowania;
4) stwierdzeniu nieważności orzeczenia odnotowanego w Rejestrze;
5) zwolnieniu skazanego od kary pozbawienia wolności, na podstawie art. 336 § 3 i 4 Kodeksu karnego, lub od kary ograniczenia wolności, na podstawie art. 62 § 2 Kodeksu karnego wykonawczego.
1a. Dane osobowe osób, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 2, usuwa się z Rejestru po upływie terminu określonego w art. 68 § 4 Kodeksu karnego, a ponadto po otrzymaniu zawiadomienia o podjęciu warunkowo umorzonego postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe.
2. Dane osobowe nieletniego, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 6, usuwa się z Rejestru:
1) po ukończeniu 18. roku życia przez nieletniego, wobec którego wykonywane były środki wychowawcze lub środek leczniczy, z wyjątkiem przypadków, gdy:
a) środek wychowawczy zastosowano w okresie warunkowego zawieszenia wykonania umieszczenia w zakładzie poprawczym,
b) wykonanie środka wychowawczego ustało z mocy prawa po ukończeniu przez nieletniego 19. roku życia lub 21. roku życia albo z chwilą powołania nieletniego do obowiązkowej zasadniczej służby wojskowej lub służby zastępczej,
c) wykonanie środka wychowawczego, o którym mowa w art. 7 pkt 2 lub 5 ustawy z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich, po ukończeniu przez nieletniego 21 lat ustało z mocy prawa z chwilą ukończenia przez nieletniego wieku, do którego sąd rodzinny orzekł o wykonywaniu tego środka,
d) wykonanie środka wychowawczego, o którym mowa w art. 7 pkt 2 lub 5 ustawy z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich, po ukończeniu przez nieletniego 24 lat ustało z mocy prawa z chwilą ukończenia przez nieletniego 25 lat;
2) po upływie terminów określonych w art. 16 ust. 6 , art. 96 , art. 235 ust. 6 i art. 237 ust. 6 ustawy z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich.
3) (uchylony);
4) (uchylony)
3. Dane osób, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 5, usuwa się z Rejestru:
1) z upływem 3 lat od uchylenia środka zabezpieczającego, o którym mowa w art. 93a § 1 , art. 99 Kodeksu karnego lub art. 43 § 1 pkt 1 i § 2 Kodeksu karnego skarbowego;
2) z upływem 3 lat od wykonania przepadku lub środka zabezpieczającego orzeczonego na podstawie art. 45a Kodeksu karnego lub art. 43 § 1 pkt 2-5 Kodeksu karnego skarbowego.
4. Dane osoby tymczasowo aresztowanej usuwa się z Rejestru po otrzymaniu zawiadomienia o zakończeniu stosowania tego środka zapobiegawczego.
5. Dane osoby poszukiwanej listem gończym usuwa się z Rejestru po otrzymaniu zawiadomienia o odwołaniu listu gończego.
6. Dane osobowe nieletniego umieszczonego w schronisku dla nieletnich usuwa się z Rejestru po otrzymaniu zawiadomienia o jego zwolnieniu.
7. Dane osób zmarłych usuwa się z Rejestru po uzyskaniu zawiadomienia o ich zgonie.
8. Dane o osobach, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 4, usuwa się z Rejestru po otrzymaniu zawiadomienia o usunięciu skazania przesłanego przez właściwy organ państwa obcego.
Art. 14a. Zakres danych o osobie gromadzonych w Rejestrze dla celów innych niż postępowanie karne
Informacja o osobie sporządzona na podstawie danych zgromadzonych w Rejestrze dla celów innych niż postępowanie karne nie zawiera danych o skazaniach, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 4, jeżeli od daty uprawomocnienia się orzeczenia upłynął okres wskazany w art. 76 § 1 albo art. 107 Kodeksu karnego w stosunku do określonych w nich kar oraz środków karnych.
Art. 15. Niezwłoczne wprowadzanie danych do bazy danych systemu teleinformatycznego
Dane oraz informacje podlegające gromadzeniu w Rejestrze, zawarte w dokumentach, o których mowa w art. 11 ust. 1, wprowadza się niezwłocznie do bazy danych systemu teleinformatycznego.
Art. 16. Osoby uprawnione do wprowadzania danych do bazy danych systemu teleinformatycznego
Do wprowadzania danych do bazy danych systemu teleinformatycznego oraz do dokonywania zmian w bazie danych tego systemu uprawnione są wyłącznie osoby upoważnione przez Ministra Sprawiedliwości.
Art. 17. Delegacja ustawowa
Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia, warunki, w tym techniczne i organizacyjne, sposób oraz tryb gromadzenia danych osobowych oraz danych o podmiotach zbiorowych w Rejestrze oraz usuwania tych danych z Rejestru, mając na uwadze konieczność zapewnienia sprawnego funkcjonowania Rejestru oraz zabezpieczenia gromadzonych w nim danych osobowych oraz danych o podmiotach zbiorowych przed dostępem osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
1. W przypadku stwierdzenia okoliczności wskazujących na prawdopodobieństwo wprowadzenia do Rejestru danych osobowych lub danych o podmiotach zbiorowych sprzecznych z treścią orzeczenia lub nieodpowiadających zapisom w odpowiednich aktach przeprowadza się postępowanie w celu ustalenia prawidłowych danych. Adnotację o wszczęciu takiego postępowania umieszcza się na odpowiedniej karcie rejestracyjnej lub zawiadomieniu.
2. Prawomocna decyzja, rozstrzygająca o sprostowaniu, stanowi podstawę do dokonania zmiany odpowiednich zapisów na karcie rejestracyjnej lub zawiadomieniu.
3. Sprostowanie oczywistych błędów pisarskich i innych omyłek nie wymaga przeprowadzenia postępowania, jeżeli następuje z urzędu lub jest zgodne z wnioskiem strony. Czynność taką utrwala się w formie adnotacji na właściwej karcie rejestracyjnej lub zawiadomieniu, a o jej dokonaniu zawiadamia się stronę.
1. Informacji o osobie na podstawie zgromadzonych w Rejestrze danych osobowych udziela się na zapytanie podmiotów wymienionych w art. 6 ust. 1 lub na wniosek osoby, o której mowa w art. 7 ust. 1.
1a. Informacji o podmiocie zbiorowym na podstawie danych o tym podmiocie zgromadzonych w Rejestrze udziela się na zapytanie podmiotów wymienionych w art. 6 ust. 1 pkt 1, 4–9, 11 i 13 lub na wniosek podmiotu, o którym mowa w art. 7 ust. 2.
1aa. Jeżeli przepisy szczególne nie ograniczają zakresu udzielonej informacji, podmioty wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 4–7 i 8 mogą uzyskiwać informacje o osobie lub informacje o podmiocie zbiorowym na podstawie danych zgromadzonych w Rejestrze także na żądanie, z wyjątkiem przypadku gdy występują o informację o osobie będącej obywatelem państwa trzeciego lub obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, która posiada co najmniej jedno obywatelstwo państwa trzeciego, w celach, o których mowa w art. 7 ust. 1 rozporządzenia 2019/816, chyba że wystąpienie o informację następuje po uzyskaniu trafienia, o którym mowa w art. 7 ust. 7 i art. 14 ust. 4 tego rozporządzenia.
1b. Zapytania i wnioski, o których mowa w ust. 1 i 1a, mogą być składane pisemnie albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a żądania, o których mowa w ust. 1aa, są składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
1c. Przepisu ust. 1b nie stosuje się do zapytań przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu ECRIS.
2. Zapytanie o udzielenie informacji o osobie powinno zawierać:
1) nazwisko, w tym także przybrane, imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki, miejsce zamieszkania, obywatelstwo lub obywatelstwa albo informację o tym, że osoba jest bezpaństwowcem albo jej obywatelstwo jest nieznane oraz numer PESEL, a w przypadku jego nieposiadania przez osobę, której zapytanie dotyczy, numer paszportu albo innego dokumentu stwierdzającego tożsamość;
2) określenie rodzaju i zakresu danych o osobie, które mają być przedmiotem informacji;
3) wskazanie postępowania, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania danych o osobie;
4) nazwę podmiotu kierującego zapytanie;
5) datę wystawienia;
6) podpis sędziego, prokuratora albo uprawnionej osoby lub organu podmiotu kierującego zapytanie.
2a. Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym powinno zawierać:
2) określenie rodzaju i zakresu danych o podmiocie zbiorowym, które mają być przedmiotem informacji;
3) wskazanie postępowania, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania danych o podmiocie zbiorowym;
2b. Przepisu ust. 2 nie stosuje się do zapytań przekazywanych przez organy, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 11–13.
2c. Zapytanie o udzielenie informacji o osobie oraz zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
3. Wniosek osoby, o której mowa w art. 7 ust. 1, o udzielenie informacji z Rejestru zawiera: nazwisko, w tym także przybrane, imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki, miejsce zamieszkania, obywatelstwo lub obywatelstwa albo informację o tym, że osoba jest bezpaństwowcem albo jej obywatelstwo jest nieznane oraz numer PESEL i podpis wnioskodawcy. W przypadku nieposiadania numeru PESEL wniosek powinien zawierać numer paszportu albo innego dokumentu stwierdzającego tożsamość. Wniosek podmiotu zbiorowego, o którym mowa w art. 7 ust. 2, zawiera oznaczenie tego podmiotu i jego adres oraz podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wnioskodawcy. Jeżeli we wniosku nie określono rodzaju i zakresu danych, które mają być przedmiotem informacji, informacja ta zawiera odpis wszystkich zapisów dotyczących wnioskodawcy zamieszczonych na kartach rejestracyjnych i zawiadomieniach.
3a. Wniosek osoby, o której mowa w art. 7 ust. 1, o udzielenie informacji z Rejestru oraz wniosek podmiotu zbiorowego, o którym mowa w art. 7 ust. 2, składany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
4. Jeżeli zapytanie lub wniosek nie spełniają wymogów, o których mowa w ust. 2, 2a, 2c, 3 lub 3a, wzywa się pytającego lub wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 14 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie zapytania lub wniosku bez rozpoznania, chyba że braki dotyczą wyłącznie okoliczności, o których mowa w ust. 2 pkt 1, a tożsamość osoby, której zapytanie dotyczy, nie budzi wątpliwości.
5. Jeżeli zapytanie, o którym mowa w ust. 2b, nie zawiera danych pozwalających na identyfikację osoby, której dotyczy, zapytanie takie zwraca się ze wskazaniem przyczyny zwrotu.
1. W przypadku złożenia zapytania lub wniosku za pośrednictwem systemu teleinformatycznego informacja o osobie i informacja o podmiocie zbiorowym oraz inne pisma w postępowaniu toczącym się na podstawie tego zapytania lub wniosku są składane i doręczane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Przepisy art. 19 ust. 2c, 3a i 4 stosuje się odpowiednio.
2. W przypadku doręczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego pismo uznaje się za doręczone z datą wskazaną w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji, a przy braku takiego potwierdzenia doręczenie uznaje się za skuteczne z upływem 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym.
1. Informacja o osobie, sporządzona na podstawie danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze, udzielana na zapytanie lub wniosek, zawiera:
1) dane identyfikujące osobę - nazwisko, w tym także przybrane, imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, obywatelstwo lub obywatelstwa albo informację o tym, że osoba jest bezpaństwowcem albo jej obywatelstwo jest nieznane, nazwisko rodowe matki, miejsce zamieszkania, zawód wyuczony, a także numer PESEL;
2) dane osobowe w zakresie objętym zapytaniem lub wnioskiem albo stwierdzenie, że osoba nie figuruje w Rejestrze;
3) datę wydania;
4) nazwisko i imię oraz podpis osoby upoważnionej do jej wydania;
5) pieczęć urzędową.
1a. Jeżeli przepis szczególny, na podstawie którego udzielana jest informacja z Rejestru, zawiera wymóg niekaralności w określonym zakresie, informacja z Rejestru o skazaniach, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 4, jest udzielana w zakresie wskazanym w tym przepisie szczególnym wyłącznie na podstawie danych przekazanych do Rejestru przez właściwe organy państw obcych. W takim przypadku biuro informacyjne nie dokonuje oceny, czy czyn, za który nastąpiło skazanie, stanowi według prawa polskiego czyn karalny, przestępstwo czy wykroczenie oraz czy został popełniony umyślnie czy nieumyślnie, chyba że okoliczności te można ustalić na podstawie przekazanych informacji dotyczących rodzaju popełnionego czynu, jego kwalifikacji prawnej lub rodzaju orzeczonej kary.
1b. Przepis ust. 1a stosuje się odpowiednio, jeżeli podmiot składający wniosek lub zapytanie sam określił zakres żądanej informacji z Rejestru, bez istnienia w tym względzie szczególnej podstawy prawnej.
1ba. W przypadku wystąpienia z zapytaniem przez organ centralny państwa członkowskiego Unii Europejskiej dla celów postępowania karnego w informacji o osobie udzielanej temu organowi przekazuje się informacje o wszystkich wyrokach skazujących zgromadzonych w Rejestrze.
1bb. W przypadku wystąpienia z zapytaniem przez właściwy organ państwa obcego dla celów postępowania innego niż postępowanie karne uprawnienie do uzyskania informacji o osobie oraz zakres tej informacji wynikają z przepisów szczególnych, określających wymóg niekaralności.
1c. W przypadku zastrzeżenia przez organ centralny państwa członkowskiego Unii Europejskiej w zawiadomieniu, o którym mowa w art. 11 ust. 1 pkt 4, że przekazana informacja może być wykorzystywana wyłącznie dla celów prowadzonego postępowania karnego, informacja o osobie sporządzona dla celów innych niż postępowanie karne nie zawiera danych o skazaniach, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 4. W takim przypadku w informacji o osobie, udzielanej właściwym organom państw obcych, wskazuje się fakt zgłoszenia takiego zastrzeżenia, państwo, którego organ centralny zgłosił zastrzeżenie, oraz sąd, który wydał wyrok skazujący, i datę jego wydania, jak również sygnaturę akt sprawy, jeżeli jest znana.
1d. Informacja o osobie sporządzona na wniosek osoby, o której mowa w art. 7 ust. 1, będącej obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Rzeczpospolita Polska zawiera dane zgromadzone w Rejestrze oraz w rejestrze karnym państwa obywatelstwa wnioskodawcy, uzyskane na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 5a.
1da. Informacja o osobie sporządzona na wniosek osoby, o której mowa w art. 7 ust. 1, będącej obywatelem państwa trzeciego lub obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, który posiada co najmniej jedno obywatelstwo państwa trzeciego, zawiera dane zgromadzone w Rejestrze oraz w rejestrach karnych państw członkowskich Unii Europejskiej, które posiadają informacje na temat tej osoby, uzyskane na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 5b. W przypadku, o którym mowa w art. 7 ust. 8 rozporządzenia 2019/816, biuro informacyjne informuje wnioskodawcę o nieodnalezieniu w systemie ECRIS-TCN wpisów na jego temat.
1db. Przepis ust. 1da stosuje się odpowiednio do udzielanej informacji na zapytanie o udzielenie informacji o osobie w celach, o których mowa w art. 7 ust. 1 rozporządzenia 2019/816, dotyczące osoby będącej obywatelem państwa trzeciego lub obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, który posiada co najmniej jedno obywatelstwo państwa trzeciego, a także na zapytanie o udzielenie informacji o osobie będącej obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej w przypadku, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 5c.
1e. Informacji o osobie, wydawanej organom centralnym państw członkowskich Unii Europejskiej, przekazywanej za pośrednictwem systemu ECRIS, nie opatruje się podpisem osoby upoważnionej do jej wydania ani pieczęcią urzędową.
1f. W informacji przekazywanej właściwym organom państw trzecich zamieszcza się wzmiankę o tym, że przekazane dane mogą być wykorzystane jedynie do celów, w których się o nie zwrócono.
2. Informacja o podmiocie zbiorowym, sporządzona na podstawie danych zgromadzonych w Rejestrze, udzielana na zapytanie lub wniosek, zawiera:
1) oznaczenie podmiotu zbiorowego wraz z jego siedzibą;
2) dane o podmiocie zbiorowym w zakresie objętym zapytaniem lub wnioskiem albo stwierdzenie, że podmiot zbiorowy nie figuruje w Rejestrze;
3. (uchylony)
4. Do informacji o osobie i informacji o podmiocie zbiorowym, sporządzonych na podstawie danych zgromadzonych w Rejestrze, udzielanych na żądanie, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.
5. Informację o osobie i informację o podmiocie zbiorowym doręczane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego na zapytanie lub wniosek opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym, podpisem zaufanym osoby upoważnionej do ich wydania albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
6. Informację o osobie i informację o podmiocie zbiorowym doręczane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego na żądanie opatruje się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
1. Sądom rejestrowym udziela się informacji o osobie, w zakresie określonym w art. 21a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 685, 825 i 1705), za pośrednictwem systemu teleinformatycznego:
1) po otrzymaniu żądania z tego systemu;
2) po wprowadzeniu do Rejestru danych z tego zakresu - z urzędu.
1a. Sądom rejestrowym, w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, o którym mowa w art. 4d ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, udziela się informacji o osobie, w zakresie skazań za przestępstwa, o których mowa w art. 18 § 2 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, oraz orzeczonych środków karnych, o których mowa w art. 39 pkt 2 i 2aa ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, po otrzymaniu żądania z tego systemu.
2. Żądanie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 oraz ust. 1a, zawiera imię (imiona) i nazwisko osoby oraz numer PESEL, a w przypadku jego nieposiadania - datę urodzenia.
3. Informacja na żądanie o osobie o wskazanych danych zawiera datę jej wydania oraz stwierdzenie, że osoba:
1) nie figuruje w Rejestrze w podanym zakresie albo
2) figuruje w Rejestrze w podanym zakresie, albo
3) więcej osób o takich danych osobowych figuruje w Rejestrze w podanym zakresie.
4. W przypadku gdy osoba figuruje w Rejestrze, informacja zawiera:
1) dane i informacje, o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 2, 3 i 5;
2) informacje o orzeczonych karach, środkach karnych, kompensacyjnych lub przepadku i podstawie prawnej ich orzeczenia;
3) informacje o okresie próby, zarządzeniu wykonania warunkowo zawieszonej kary pozbawienia wolności, skróceniu orzeczonej kary na podstawie art. 75 § 3a Kodeksu karnego oraz wykonaniu kar.
5. Informacja udzielona z urzędu zawiera:
1) datę jej wydania;
2) imię (imiona) i nazwisko osoby;
3) numer PESEL, o ile go posiada;
4) dane, o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 2, 3 i 5;
5) informacje o orzeczonych karach, środkach karnych, kompensacyjnych lub przepadku i podstawie prawnej ich orzeczenia;
6) informacje o okresie próby, zarządzeniu wykonania warunkowo zawieszonej kary pozbawienia wolności, skróceniu orzeczonej kary na podstawie art. 75 § 3a Kodeksu karnego oraz wykonaniu kar.
6. Przepisów ust. 4 pkt 2 i 3 oraz ust. 5 pkt 5 i 6 nie stosuje się do informacji o osobach skazanych za przestępstwa, o których mowa w art. 18 § 2 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1467, 1488, 2280 i 2436 oraz z 2023 r. poz. 739), wobec których wyrok uprawomocnił się po dniu 30 września 2018 r.
Art. 21. Delegacja ustawowa - sposób i tryb udzielania informacji, wzory formularzy
Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia: - uwzględniając konieczność zapewnienia sprawnego udzielania informacji, zabezpieczenia przed uzyskaniem danych z Rejestru przez osoby nieuprawnione oraz zakres danych i informacji określonych w art. 19 ust. 2 i 2a oraz art. 20 ust. 1 i 2.
1) sposób i tryb udzielania informacji o osobach oraz informacji o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Rejestrze,
2) wzór formularzy: zapytania o udzielenie informacji o osobie, zapytania o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym, informacji o osobie, informacji o podmiocie zbiorowym
Art. 21a. Delegacja ustawowa - sposób i tryb udzielania informacji
Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia: - mając na uwadze konieczność zapewnienia sprawnego udzielania informacji oraz zabezpieczenia przed uzyskaniem danych z Rejestru przez osoby nieuprawnione.
1) sposób zakładania konta użytkownika i konta instytucjonalnego oraz sposób i tryb udzielania informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych, udzielanych na zapytanie lub wniosek za pośrednictwem systemu teleinformatycznego,
2) sposób i tryb udzielania informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych, udzielanych na żądanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w tym dane, jakie należy wskazać w żądaniu udzielenia informacji o osobie lub podmiocie zbiorowym, a także zakres informacji o osobie lub podmiocie zbiorowym udzielonej w ten sposób
1. Jeżeli informacja o osobie lub informacja o podmiocie zbiorowym została udzielona niezgodnie z zakresem wskazanym w zapytaniu lub wniosku, na podstawie którego udzielono informacji, można wystąpić z żądaniem udzielenia ponownej informacji z Rejestru.
2. Z żądaniem, o którym mowa w ust. 1, może wystąpić osoba albo inny podmiot, któremu udzielono informacji, oraz osoba albo podmiot zbiorowy, którego informacja dotyczy.
3. Żądanie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać wskazanie danych, które składający żądanie uważa za niezgodne z zakresem zapytania lub wniosku, o którym mowa w ust. 1.
4. Ponowna informacja z Rejestru zawiera dane objęte zakresem zapytania lub wniosku, o którym mowa w ust. 1, przetwarzane w Rejestrze w dniu jej udzielenia.
5. Jeżeli w ponownej informacji z Rejestru zostaje powtórzona przynajmniej jedna z danych, o których mowa w ust. 3, ponowna informacja zostaje wydana w drodze postanowienia.
6. Jeżeli dane, o których mowa w ust. 3, dotyczą skazań, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 4, do udzielania ponownej informacji z Rejestru nie stosuje się przepisów art. 20 ust. 1a i 1b.
7. W zakresie nieuregulowanym do udzielania ponownej informacji z Rejestru stosuje się odpowiednio przepisy o udzielaniu z Rejestru informacji o osobach oraz informacji o podmiotach zbiorowych.
1. Biuro informacyjne niezwłocznie informuje właściwy sąd o ponownym prawomocnym skazaniu za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe osoby, wobec której warunkowo umorzono postępowanie karne, warunkowo zawieszono wykonanie kary, zastosowano warunkowe zwolnienie z zakładu karnego albo umorzono postępowanie na podstawie przepisów o amnestii, z których wynika, że takie skazanie może mieć wpływ na jej stosowanie.
2. W sprawach o wykroczenia biuro informacyjne informuje właściwy sąd o ponownym prawomocnym skazaniu za wykroczenie osoby, wobec której warunkowo zawieszono wykonanie kary aresztu.
4. Informacje, o których mowa w ust. 1 i 2, są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Art. 23. Informacja jako zaświadczenie w rozumieniu przepisów k.p.a.
Informacja o osobie, o której mowa w art. 20 ust. 1, oraz informacja o podmiocie zbiorowym, o której mowa w art. 20 ust. 2, bez względu na sposób jej udzielenia, stanowi zaświadczenie w rozumieniu przepisów działu VII Kodeksu postępowania administracyjnego.
1. Od uiszczenia opłaty są zwolnione podmioty wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 1–9 i 11–13.
1a. Od uiszczenia opłaty za wydanie z Rejestru informacji o osobie zwolnieni są także będący wolontariuszami kandydaci na kierowników wypoczynku lub wychowawców wypoczynku, obowiązani do przedstawienia informacji organizatorowi wypoczynku na podstawie art. 92p ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2022 r. poz. 2230 oraz z 2023 r. poz. 1234 i 2005).
2. Za wydanie z Rejestru informacji o podmiocie zbiorowym pobiera się opłatę stanowiącą dochód budżetu państwa. Od uiszczenia opłaty zwolnione są podmioty wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 1, 4–9, 11 i 13.
2a. Nie pobiera się opłaty od wydania ponownej informacji z Rejestru, o której mowa w art. 21b.
3. Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz sposób uiszczania i zwrotu opłat, o których mowa w ust. 1 i 2, mając na uwadze faktyczne koszty wydania informacji, w zależności od sposobu jej udzielenia.
Pełna treść aktu: o Krajowym Rejestrze Karnym.