Art. 32. Protokoły i notatki z czynności kontrolnych

1. Z przebiegu oględzin oraz z przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń sporządza się protokół.

2. Protokół obejmuje:

1) oznaczenie czynności, czasu i miejsca jej przeprowadzenia;

2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz osoby uczestniczącej w czynnościach;

3) opis przebiegu czynności lub treść wyjaśnień lub oświadczeń;

4) podpisy kontrolera i osoby uczestniczącej w czynnościach.

3. Z czynności kontrolnych niewymienionych w ust. 1, które mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli, sporządza się notatkę służbową podpisaną przez kontrolera.

Komentarz do Art. 32.

Przepis określa sposób dokumentowania dwóch rodzajów czynności kontrolnych. Z oględzin oraz z przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń zawsze sporządza się protokół. Dokument ten powinien przedstawiać zarówno podstawowe informacje o czynności, jak i jej przebieg lub treść złożonych wypowiedzi.

Protokół musi zawierać:

oznaczenie czynności oraz wskazanie czasu i miejsca jej przeprowadzenia;
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera, a także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby uczestniczącej w czynnościach;
opis przebiegu czynności albo treść wyjaśnień lub oświadczeń;
podpis kontrolera i osoby uczestniczącej w czynnościach.

Podpisy potwierdzają, kto uczestniczył w czynności, oraz zamykają wymagany zakres jej protokolarnego udokumentowania. Przepis nie ogranicza obowiązku sporządzenia protokołu do sytuacji, w których czynność przyniosła określone ustalenia. Oględziny oraz przyjęcie ustnych wyjaśnień lub oświadczeń są wskazane jako czynności, które wymagają protokołu.

Odrębnie uregulowano inne czynności kontrolne. Jeżeli nie zostały wymienione w ust. 1, ale mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli, sporządza się z nich notatkę służbową. Taka notatka musi być podpisana przez kontrolera. W praktyce przepis rozróżnia więc pełniejszy protokół, wymagany dla oględzin i ustnych wypowiedzi, oraz notatkę służbową, właściwą dla pozostałych istotnych czynności. Kryterium sporządzenia notatki jest ich znaczenie dla ustaleń kontroli, natomiast protokół obejmuje czynności wskazane w ust. 1 niezależnie od dodatkowego wskazania ich istotności.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt wydany przez SEJM, Dziennik Ustaw z 2011 r. poz. 1092.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 31.Art. 33.