Art. 156. Prowadzenie elektronicznych urządzeń ewidencyjnych

Urządzenia ewidencyjne w postaci repertorium, wykazów i ksiąg pomocniczych prowadzi się systemem roczników i zamyka się w ostatnim dniu roku kalendarzowego, w którym zostały założone. Urządzenia ewidencyjne są prowadzone i przechowywane w postaci elektronicznej.

Komentarz do Art. 156.

Przepis określa sposób prowadzenia i przechowywania urządzeń ewidencyjnych. Wskazuje trzy ich rodzaje: repertorium, wykazy oraz księgi pomocnicze. Wszystkie te urządzenia prowadzi się według systemu roczników, co oznacza organizowanie ich w ramach poszczególnych lat kalendarzowych. Jednocześnie przepis ustanawia moment ich zamknięcia. Następuje ono w ostatnim dniu tego roku kalendarzowego, w którym dane urządzenie zostało założone. Rok założenia wyznacza więc nie tylko początek prowadzenia urządzenia, lecz także termin jego zamknięcia.

Drugim podstawowym wymogiem jest forma prowadzenia i przechowywania. Urządzenia ewidencyjne mają być prowadzone w postaci elektronicznej i w tej samej postaci przechowywane. Przepis obejmuje tym wymogiem zarówno bieżące tworzenie i uzupełnianie repertorium, wykazów oraz ksiąg pomocniczych, jak i zachowanie zgromadzonych w nich danych.

Znaczenie praktyczne regulacji polega na ujednoliceniu organizacji dokumentacji ewidencyjnej. Z przepisu wynikają dwa podstawowe kryteria: porządek roczny oraz elektroniczna forma. Urządzenie ewidencyjne nie jest prowadzone bezterminowo w ramach jednego rocznika, ponieważ jego zamknięcie następuje z końcem roku kalendarzowego, w którym je założono. Jednocześnie przepis nie przewiduje dla tych urządzeń postaci papierowej jako formy prowadzenia lub przechowywania, wskazując na postać elektroniczną.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt wydany przez SEJM, Dziennik Ustaw z 2018 r. poz. 771.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 155.Art. 157.